Bewaring en recordbeheer

Om aan de wet- en regelgeving te voldoen moet u er niet alleen voor zorgen dat uw documenten op het juiste moment worden vernietigd, maar moet u ook voorkomen dat uw documenten onbedoeld of met kwade bedoelingen worden verwijderd.

Vanaf het moment dat een document in uw OnBase-systeem komt, wordt het volledig gecontroleerd met een niet-wijzigbaar gegevensspoor. Het document wordt gedurende zijn hele levensduur beschermd en wordt op het juiste moment automatisch verwijderd.

Met OnBase kan uw recordbeheerder eenvoudig uw retentieschema's en -beleid op uw elektronische documenten en records toepassen en worden uw gevoelige documenten pas verwijderd wanneer de officiële bewaartermijn ervan is verstreken.

Documentbewaring

Veel van de actieve documenten in uw organisatie – van bankafschriften tot handelsovereenkomsten tot personeelsdossiers – hebt u bedrijfstechnisch misschien al niet eens meer nodig. Het is lastig van elk document precies te onthouden wanneer het moet worden opgeschoond, maar documenten te lang of niet lang genoeg bewaren, brengt veel potentiële risico's met zich mee. '

OnBase dwingt een gestructureerd retentiebeleid af in uw hele organisatie en zorgt voor consistente automatische processen voor het bewaren van vereiste documenten en het vernietigen van vervallen documenten. U kunt onkosten beperken, opslagruimte besparen en risico's van juridische compliance beperken door handmatige bewaarpraktijken uit te bannen.

Recordbeheer

Records te lang bewaren is juridisch gezien net zo riskant als ze te vroeg vernietigen.

OnBase maakt ingewikkeld recordbeheer eenvoudig. Flexibele retentieschema's komen tegemoet aan complexe vereisten, van nationale wetgeving tot intern beleid. Vernietiging van vervallen documenten is juridisch aanvaardbaar, wat juridische risico's en de onderzoekskosten beperkt. OnBase vervangt inefficiënte handmatige bewaarpraktijken door een volledig automatisch retentieproces.

onbase