Scannen en documenten vastleggen

Documenten repliceren en scannen met OnBase

OnBase werkt met bijna elke scanner, van all-in-one printers voor het scannen van slechts enkele pagina's tot systemen die duizenden pagina’s per uur kunnen scannen.

Net zoals scanners verkrijgbaar zijn in allerlei soorten en maten, voor iedere behoefte (van het scannen van geringe volumes tot het met hoge snelheid digitaliseren van grote stapels documenten), biedt ook OnBase allerlei scansoftwareopties.

  • Hoogvolume batchscanning – OnBase kan honderden of duizenden documenten per dag digitaliseren, zowel in externe kantoren als op centrale locaties.
  • Laagvolume scannen en scannen op verzoek – Uw medewerkers kunnen met het apparaat van hun keuze documenten scannen wanneer deze uw organisatie binnenkomen.
  • Automatisch gegevens vastleggen – OnBase beperkt de handmatige invoer van gegevens tot een minimum met technologieën als optical character recognition (OCR), intelligent character recognition (ICR) en streepjescodes.

Niet alleen papieren documenten moeten gedigitaliseerd worden

Niet alleen papieren documenten moeten centraal worden opgeslagen in uw ECM-systeem. Relevante, elektronisch opgeslagen zakelijke informatie is vaak verspreid in verschillende bestandsshares, wordt vaak met anderen gedeeld of bevindt zich in persoonlijke e-mailpostvakken, op Microsoft SharePoint-sites, faxservers en andere zakelijke systemen.

Het is handiger om alle gerelateerde documenten samen in één systeem te beheren.

  • Integraties voor MS Outlook, IBM Lotus Notes en Novell Groupwise – Gebruikers kunnen e-mails en bijlagen meteen na ontvangst vastleggen in OnBase. OnBase koppelt deze documenten onmiddellijk na ontvangst met de relevante map, case of transactie.
  • E-mail- en faxservers – E-mails en bijlagen die naar centrale adressen zijn verzonden, worden onmiddellijk door OnBase vastgelegd, geclassificeerd en opgeslagen.  Deze e-mails activeren bedrijfsprocessen, waarmee kostbare vertragingen tot het verleden behoren en de klanttevredenheid toeneemt.  Wanneer OnBase wordt geïntegreerd met Biscom Faxcom en Esker Fax, hoeven er geen faxen meer te worden afgedrukt: ze worden elektronisch vastgelegd en zijn onmiddellijk beschikbaar voor de ontvanger.
  • Mainframes en AS/400-applicaties – OnBase legt gedrukte documenten en gegevens in ASCII-, PCL-, AFP-, DJDE-, PDF- en XML-indeling die gegenereerd worden door mainframes, AS/400 en andere applicaties elektronisch vast.
  • Bestandsshares, FTP-sites en SharePoint-sites – OnBase biedt verschillende hulpmiddelen om eenvoudig grote volumes documenten op netwerkstations of FTP-sites te importeren. Hierbij wordt voor de classificatie gebruikgemaakt van bestaande tekst en XML-indexeringsgegevens.  Dankzij integratie met SharePoint kunnen documenten handmatig of automatisch in OnBase gearchiveerd worden.
  • “Afdrukken” naar OnBase – Archiveer documenten vanuit elke gewenste applicatie in OnBase met de afdrukfunctie.  Een virtuele-printerstuurprogramma zet de inhoud van websites of andere bedrijfsapplicaties om in digitale vorm en slaat die op in OnBase. Vervolgens wordt die onmiddellijk gekoppeld met gerelateerde informatie.

Klik hier voor meer informatie over het brede scala ECM-functies van OnBase. Ga naar de sectie Capture voor meer informatie over de OnBase-mogelijkheden voor het vastleggen van content en gegevens.

Gartner Magic Quadrant voor ECM