Oplossingen voor record- en documentbewaring

Maak kennis met Governance Rules as a Service

Automatiseer documentbewaring en verbeter compliance met Hyland en Iron Mountain®

“Meer dan 50% van de organisaties vindt automatisering van compliance en governance ‘heel belangrijk’ of ‘doorslaggevend’, maar 70% van deze organisaties heeft de essentiële governanceprocessen nog steeds maar voor minder dan de helft geautomatiseerd.” – AIIM, door Iron Mountain gesponsord onderzoek.  

Alle informatie die is opgeslagen kan in verkeerde handen vallen. Daarom zijn strategieën voor content- en informatiebewaring van essentieel belang.

Maar voor een allesomvattende strategie voor documentbewaring kan juridisch advies nodig zijn, en dat is vaak duur en tijdrovend. Om dit proces te vergemakkelijken en ingrijpend te veranderen heeft Hyland samen met Iron Mountain® de oplossing Governance Rules as a Service (GRaaS) ontwikkeld.

De Policy Centre-oplossing van Iron Mountain® is een cloudgebaseerd beheerplatform voor gegevensbewaring en privacybeleid dat u een gebruiksvriendelijke manier biedt om te achterhalen wat uw verplichtingen zijn en om aan te tonen dat u aan wetgeving voldoet. Door een directe verbinding met OnBase wordt het bewaarbeleid automatisch toegepast op de relevante content in OnBase, zodat er geen onzekerheid over kan bestaan. Vervolgens kan OnBase automatisch volgens dit beleid content verwijderen, zodat uw organisatie aan regelgeving kan voldoen, minder content hoeft op te slaan en risico’s kan beperken doordat er minder handmatig verwerkt en beheerd hoeft te worden.

Met de Policy Centre-oplossing van Iron Mountain® kunt u cumulatieve, actuele en duidelijke retentieregelgeving en citaten toepassen op alle relevante documenten binnen OnBase.

Daardoor kunt u:

  • Compliance ondersteunen en relevant beleid makkelijk begrijpen. De Policy Centre-oplossing van Iron Mountain® verzamelt en actualiseert alle beleidsregels voor informatiebeheer met eenvoudige beschrijvingen waarin staat waarom ze belangrijk zijn en hoe u ze moet uitvoeren.
  • De documentbewaring effectiever maken. Omdat deze totaaloplossing zowel voor de verzameling van relevant beleid als het beheer en de uitvoering van het documentretentieschema zorgt, weet u zeker dat uw organisatie aan de regelgeving voldoet – met minimale handmatige taken voor u.
  • Risico's beperken met documentvernietiging. Informatie die is vernietigd door OnBase is voor niemand meer toegankelijk. Dat betekent dat die niet meer in verkeerde handen kan vallen. Automatische vernietiging van documenten betekent ook dat er voor audits minder content hoeft te worden verzameld, dat databases minder ruis bevatten en dat er minder risico's op boetes zijn.

Neem contact met ons op als u wilt weten hoe uw organisatie kan profiteren van een oplossing voor documentbewaring van Hyland en Iron Mountain®.