Hoe kan OnBase u helpen te voldoen aan uw doelstellingen voor naleving van de AVG?

Organisaties kunnen met het OnBase-platform voor bedrijfsdocumenten oplossingen creëren die hun initiatieven voor AVG-naleving ondersteunen. De standaard uitgebreide functionaliteit, flexibele configuratieopties en ingebouwde beveiligingsfuncties bieden de benodigde flexibiliteit om eenvoudiger door het veranderende landschap van gegevensbescherming voor personen te navigeren.

OnBase helpt organisaties hun initiatieven voor AVG-naleving te ondersteunen, met bijvoorbeeld:

  1. Beveiliging en gegevensbescherming: AVG vereist dat bedrijven redelijke maatregelen voor gegevensbescherming nemen voor gevoelige en vertrouwelijke gegevens. Het OnBase-platform is door zijn ontwerp in elk opzicht zeer veilig – van ontwikkeling tot ondersteuning na de start – dankzij een speciaal team voor toepassingsbeveiliging dat voortdurend werkt aan de verbetering van beveiligingsprotocollen. In combinatie met krachtige versleuteling zorgen onze beveiligingspraktijken ervoor dat kritieke gegevens zoals persoonsgegevens en documenten op elk moment veilig zijn: in de opslag, tijdens gebruik en tijdens de verzending tussen servers. Ingebouwde functies zoals een strikt wachtwoordbeleid en een fijnmazig rechtenbeheer laten u zelf exact bepalen wie er toegang tot informatie heeft en wat die persoon met die informatie kan doen.
  2. Recht op gegevenswissing en recordbeheer: Organisaties kunnen met OnBase gebruik blijven maken van individuele privacyrechten door informatie veilig op te slaan, te beschermen en te vernietigen. Dit ondersteunt de privacyverordeningen van AVG, zoals het recht van de individu om zijn of haar gegevens te laten wissen ('recht op vergetelheid'). OnBase maakt gebruik van vooraf gedefinieerde regels en kan zo het recordbeheerproces volledig automatiseren, van documentcreatie tot recorddeclaratie en uiteindelijk de afstoot/verwijdering. Doordat de bewaring en vernietiging van documenten met persoonsgegevens wordt gestroomlijnd, weet u zeker dat het bedrijfsbeleid wordt nagevolgd en wordt de kans op boeten in verband met de ophoping van verlopen records beperkt of weggenomen. Organisaties kunnen bewaarperioden instellen conform de regelgeving of automatisch de verwijdering van records in gang zetten op basis van een specifieke gebeurtenis of een specifiek verzoek.
  3. Gestroomlijnde nalevingsgerelateerde processen: Met configureerbare functionaliteit voor workflowautomatisering en case management kunt u de nalevingsgerelateerde processen van AVG verbeteren. Het gaat hierbij om trackinginformatie over gearchiveerde documenten; herinneringen voor komende audits; verwerking van de stappen om toestemming te krijgen en te voldoen aan het 'recht op vergetelheid'; en de juiste partijen waarschuwen voor beveiligingsinbreuken of gegevensverlies. Organisaties kunnen oplossingen ontwikkelen om de registratie te volgen van controles, audits, resultaten, afwijkingen en corrigerende maatregelen. Met rapportagedashboards kunnen ze inzichten genereren in deze gebieden met het oog op voortdurende verbetering. OnBase kan organisaties ook helpen met het beheer van interne beleidsregels en procedures die AVG ondersteunen. Met automatische distributie van beleid, digitale bevestiging door ontvangers en rapporten van bevestigingen en overtredingen,zorgen organisaties ervoor dat hun werknemers zijn getraind in de nieuwste normen voor bescherming van persoonsgegevens.
  4. Gegevensbeheer en vindbaarheid: AVG eist van organisaties dat zij veilig en efficiënt omgaan met de gevoelige en persoonlijke gegevens van personen – en daarbij is de mogelijkheid om on demand specifieke gegevens te leveren om aan een informatieverzoek te voldoen essentieel. Met OnBase kunnen organisaties content labelen met de bijbehorende metagegevens. De informatie kan bij het document zelf worden opgeslagen en kan worden gebruikt om alle gerelateerde content dynamisch te koppelen – zodat de gebruikers snel alle informatie voor een klant, case, incident of verzoek kunnen vinden.
  5. Controleerbaarheid en rapportage: OnBase registreert elke keer dat een gebruiker een document of gegevensrecord opent, weergeeft, bewerkt of er actie op onderneemt, wat een grote hulp is voor organisaties die zich voorbereiden op naleving van AVG en op audits. Bevoegde leidinggevenden en managers hebben toegang tot de auditlogboeken en kunnen zo controleren of ieder die toegang krijgt tot persoonsgegevens zich houdt aan de normen van de organisatie of de sector. De auditinformatie kan zelfs via een beveiligde website beschikbaar worden gesteld aan externe auditors, waarmee hoge boetes worden voorkomen, audits worden gestroomlijnd en nalevingsmaatregelen van bedrijf en sector worden ondersteund.

Benieuwd welke gevolgen de AVG voor u heeft? Klik hier voor de veelgestelde vragen.