Integreren

Uw ECM-oplossing moet kunnen worden geïntegreerd met AL uw bedrijfskritische toepassingen. Wanneer uw ECM-oplossing met uw andere toepassingen is geïntegreerd, stappen uw gebruikers makkelijker over naar de nieuwe software, hoeven ze niet te switchen tussen schermen om de juiste informatie te vinden en verdwijnt de kans op fouten door handmatige invoer.

De integratie met uw ideale ECM-oplossing:

  • Mag geen programmering van maatwerk vereisen. Uw ECM-oplossing moet snel kunnen worden geïntegreerd met uw andere toepassingen. Dit mag hooguit een paar uur, en niet weken of maanden, kosten. Bij sommige ECM-producten is maatwerk nodig om integratie mogelijk te maken. Het programmeren van maatwerk is duur, kost veel tijd en moet opnieuw worden gedaan na een upgrade van een van de toepassingen.
  • Moet meer kunnen dan alleen documenten opvragen. Het is heel waardevol om gerelateerde documenten en informatie direct uit andere toepassingen te kunnen opvragen, maar er is meer. Stel uzelf eens de vraag waarom uw gebruikers die documenten opvragen. Meestal doen zij dat omdat ze een vraag hebben of iets willen uitzoeken. Een ideale ECM-oplossing kan uw gebruikers nog efficiënter laten werken door automatisch e-forms in te vullen, workflows te starten, voorbladen met streepjescodes af te drukken en dynamisch documenten samen te stellen, zoals offertes en beleidsoverzichten.
  • Moet gegevens in real time achter de schermen synchroniseren. De informatie die in uw ECM-systeem is opgeslagen hangt samen met transacties en gegevens in uw andere systemen. Zorg ervoor dat uw systemen gesynchroniseerd blijven, in real time, door bidirectionele gegevensuitwisseling. Zo voorkomt u dubbele gegevensinvoer en zorgt u dat gebruikers consistente beslissingen nemen, ongeacht het systeem waarin ze kijken.
Gartner Magic Quadrant voor ECM