Capture

Uw ECM-oplossing moet elk soort bestand vanaf elke fysieke locatie kunnen vastleggen (capture) en moet uw documenten automatisch kunnen classificeren. Een ideale ECM-oplossing zal:

Alle soorten bestand vastleggen

Bij ECM gaat het om veel meer dan scannen. Uw oplossing moet al uw belangrijke content (op papier en elektronisch) in één systeem kunnen vastleggen.

Daarbij moet uw ECM-oplossing de kenmerken van het oorspronkelijke bestand en bestandstype behouden, en niet al uw bestanden consolideren in één eigen indeling. Dit zou namelijk de mogelijkheden beperken om uw content later te gebruiken en kan ertoe leiden dat u de functies in de toepassingen waarin de content is gemaakt, zoals Microsoft Word, Excel en CAD, niet meer kunt gebruiken.

Documenten vanaf elke fysieke locatie vastleggen

Uw ECM-oplossing moet u de flexibiliteit geven om grote hoeveelheden documenten direct op locatie te digitaliseren en vast te leggen, wat u de kosten en tijd van vervoer bespaart. Het mag nooit de bedoeling zijn dat u eerst documenten verplicht naar een centrale locatie moet sturen voordat u ze in een systeem kunt scannen. Daar hebben we internet voor!

Automatisch uw documenten classificeren

Handmatige handelingen, niet software, vormen de grootste kostenpost in uw organisatie. Elk document dat u importeert, moet worden geclassificeerd en geïndexeerd. Uw ECM-oplossing moet u meerdere, rendabele opties kunnen bieden om deze handmatige taken tot een absoluut minimum te beperken. Het mag niet zo zijn dat een ECM-oplossing juist veel extra handwerk oplevert om de documenten in uw systeem te krijgen.

Forrester