Toegang

Waar het bij een ECM-systeem om gaat, is dat u snel en gemakkelijk toegang hebt tot uw belangrijke informatie. En voor iedereen die toegang tot deze content moet hebben, moet het altijd en overal makkelijk zijn om toegang te krijgen. In een ideale ECM-oplossing is de gebruikerservaring:

  1. Gepersonaliseerd. De ECM-software moet intuïtief zijn. De ECM-interface moet kunnen worden gepersonaliseerd, zodat iedereen ermee kan werken zoals ze gewend zijn. Wanneer gebruikers de interface kunnen personaliseren en de documenten, formulieren, bedrijfsprocessen en rapporten die belangrijk voor hen zijn direct onder handbereik hebben, kunnen ze efficiënter werken.
  2. Geïntegreerd. De primaire toepassing van uw gebruikers is vaak een ander programma dan uw ECM-systeem. Wanneer zij tijdens hun werk toegang moeten hebben tot content in het ECM-systeem, moet het niet nodig zijn om tussen twee programma's te switchen. Zorg ervoor dat uw ECM-systeem verbonden is met uw andere toepassingen, zoals Outlook, SharePoint, Office, uw ERP-systemen en in al uw andere bedrijfskritische toepassingen.
  3. Mobiel. Uw ECM-oplossing moet uw content beschikbaar maken op mobiele apparaten en tablets. Dit is een fundamentele vereiste, want directe toegang tot uw informatie vanaf elke locatie zorgt voor een aanzienlijke productiviteitsverbetering. Uw processen lopen immers door, ook als uw mensen niet op kantoor zijn.
  4. Offline. Raken uw werknemers onderweg of thuis gefrustreerd omdat de toegang tot het netwerk inconsistent en onbetrouwbaar is? Zorg ervoor dat uw ECM-systeem hen de mogelijkheid geeft om foto's vast te leggen en documenten en formulieren op te vragen, te maken en bij te werken. Alle informatie wordt automatisch gesynchroniseerd zodra het apparaat weer verbinding maakt met het netwerk, zodat zij na terugkomst op kantoor geen tijd en energie meer hoeven te besteden aan het invoeren van gegevens.
  5. Uitgebreid. Het is geweldig dat ú toegang hebt tot al uw informatie, maar hoe zit het met uw klanten, burgers en studenten? Verbeter de service aan uw klanten door hen in staat te stellen zelf hun formulieren in te dienen, hun status te volgen en online toegang tot documenten te krijgen. U hoeft dan bovendien geen tijd en energie meer te steken in het afdrukken en verzenden van documenten en formulieren.
Forrester