Verwerken

Met ECM kunt u uw processen optimaliseren en efficiënter werken. Dit gaat verder dan een paar simpele processtappen automatiseren. Een ideale ECM-oplossing zal:

Uw gestructureerde processen automatiseren

Uw ECM-oplossing moet uw voorspelbare, repeterende processen automatiseren. Bepaalde processen leiden tot gestandaardiseerde resultaten, zoals bij crediteuren-, debiteuren- en wervingsprocessen. Deze processen bestaan meestal uit een groot aantal terugkerende stappen, die op basis van logische beslissingen kunnen worden geautomatiseerd. Documenten naar de juiste persoon routeren, afgesproken drempelwaarden voor fiattering controleren en documenten genereren op basis van genomen beslissingen: dit kan allemaal worden geautomatiseerd.

U zoekt een ECM-oplossing waarmee u deze processen kunt creëren zonder het programmereng van maatwerk. Uw ECM-leverancier moet u een configureerbare visuele ontwerptool bieden waarmee u zelf deze processen kunt creëren.

Uw ongestructureerde gegevens consolideren

Documenten zijn niet de enige belangrijke gegevensbronnen voor uw organisatie. Wanneer er uitzonderingen optreden in uw gestandaardiseerde processen, moet de gegenereerde informatie worden vastgelegd. Dit kunnen notities en herinneringen zijn, onderbouwing van beslissingen en correspondentie met klanten. Als u dit niet allemaal in uw ECM-systeem kunt beheren, raakt deze informatie verspreid over spreadsheets, e-mailboxen, Access-databases en notitieblaadjes.

Met uw ECM-systeem moet u ALLE informatie met betrekking tot een bedrijfsproces kunnen vastleggen en beheren, niet alleen de documenten die het proces doorlopen.

Dossierbeheer mogelijk maken

Veel dossiergebaseerde processen zijn echter niet zo voorspelbaar of gestandaardiseerd. Deze processen berusten op de kennis en oordeelkundigheid van gekwalificeerde mensen die moeten bepalen wat er moet gebeuren, en door wie.

Uw ECM-systeem moet oplossingen voor dossierbeheer leveren waarmee uw kenniswerkers effectiever problemen en waardevolle uitzonderingen (dus de dossiers) kunnen afhandelen die uniek of lastig van tevoren te voorspellen zijn. U moet in één centraal systeem een compleet beeld kunnen krijgen van alle dossiergerelateerde informatie, zoals gegevensrecords, documenten, formulieren en geschiedenis, telefoongesprekken, updates, inzichten, taken en gebeurtenissen.

Wanneer alle informatie die bij een dossier hoort (zoals notities, opmerkingen, gegevens en e-mails) in dezelfde toepassing wordt beheerd als uw andere gestandaardiseerde processen, gaat er niets verloren. De relevante informatie is meteen beschikbaar voor degenen die het nodig hebben en u kunt alles herleiden met de audit-historie.

Gartner Magic Quadrant voor ECM