Maakt u zich zorgen over naleving van regelgeving? ECM kan uw bedrijf helpen

Met de steeds toenemende wet- en regelgeving en verplichte audits, zowel intern als extern, is het belangrijker dan ooit dat u weet waar de benodigde documenten zich bevinden.

Een goed voorbeeld is het paardenvleesschandaal van 2013, waarbij de roep om meer officiële controles bij vleesverwerkende bedrijven weer luider klonk en die tot een grote terugroepactie leidde. Voor de terugroepactie moeten producenten externe toegang tot bedrijfskritische dossiers en documentatie bieden, zodat de Voedsel- en Warenautoriteit onderzoek kan doen en gegevens kan controleren.

Dit is een nachtmerrie voor levensmiddelenproducenten die hun documentbeheer niet op orde hebben. Een nachtmerrie die kan uitlopen op een ramp voor het bedrijf – van verloren omzet tot faillissement. De kosten van een normale terugroepactie kunnen immers in de miljoenen lopen.

Een doordacht enterprise content management (ECM)-systeem geeft zekerheid en kan controles en andere nalevingsverplichtingen makkelijker maken. Na de implementatie van een slimme ECM-oplossing realiseren de meeste productiebedrijven hun grootste kostenbesparingen op de controlekosten, bijvoorbeeld voor externe, veilige toegang tot bedrijfskritische documentatie.

Bovendien kan een goede ECM-oplossing de bewaartermijn bewaken en de uiteindelijke vernietiging van documenten beheren. Met andere woorden, wanneer u een vervaldatum opgeeft voor uw document, wordt het op de gewenste datum automatisch verwijderd (of krijgt u op het juiste moment een e-mail met het bericht dat het tijd is om het document op te schonen en kunt u de verwijdering controleren en goedkeuren).

Andere voordelen:

  • Er kan beter worden ingespeeld op veranderingen in regelgeving en updates worden meteen gedistribueerd
  • Wijzigingen worden opgeslagen en gecommuniceerd zonder dat iemand ze hoeft te kopiëren en uit te delen
  • Uw compliance-medewerker beschikt over een overkoepelend veiligheids- en compliance-dashboard om risico's in real time te beperken
  • Opgeslagen documenten worden bewaard en verwijderd volgens vooraf gedefinieerde regels om compliance te ondersteunen en juridische risico's te beperken
Gartner Magic Quadrant voor ECM