Altijd zicht op uw gegevens

Gegevens vormen de levensader van elk concurrerend bedrijf. Hoe meer, hoe beter. Maar dat geldt niet als de informatie ongeordend is, of verkeerd opgeslagen, of als bedrijfskritische documenten kwijtraken.

En met bedrijfskritische documenten bedoelen we zo ongeveer alles wat belangrijk is voor een organisatie. In de financiële dienstverlening zijn hypotheek- en leningsdocumenten essentieel. Voor de verzekeringsbranche is alles met betrekking tot claims en claimverwerking onmisbaar, zowel voor de jaarcijfers als voor de klantenservice. En voor de gezondheidszorg? Alles wat met de patiënt te maken heeft. En hoe groot of hoe klein uw bedrijf ook is, voor uw HR-afdeling zijn werknemersdossiers en beleidsdocumenten cruciaal.

Dus stelt u zich eens de ellende voor als een schakel in de informatieketen verdwijnt... En dan hebben we het niet alleen over papieren dossiers. Ook wanneer elektronische bestanden, zoals e-mails, spreadsheets en Word-documenten, decentraal zijn opgeslagen, slecht geordend of lastig op te vragen, kan dat net zo goed tot veel tijd- en productiviteitsverlies en dubbel werk leiden.

Een grote woningcorporatie worstelde bijvoorbeeld met bergen papieren documenten (projectdossiers konden uit wel 300 of nog meer pagina's bestaan) en had veel voordeel van helder recordbeheer toen het eenmaal een enterprise content management-oplossing had geïmplementeerd. Hiermee werd de tijd om projectbestanden op te vragen teruggebracht van 12 minuten naar maximaal 10 seconden, waardoor de werknemers drie keer productiever werden. Audits vergen geen dagen meer, maar slechts uren. En de CHFA is niet meer bang om documenten kwijt te raken.

Dat is mogelijk dankzij een ECM-oplossing waamee de complete levenscyclus van documenten wordt beheerd, van het moment waarop een document wordt gemaakt tot het wordt verwijderd. Documenten worden centraal opgeslagen, worden zoekbaar en kunnen, met de juiste oplossing, automatisch worden gekoppeld aan de juiste account, klant, patiënt, werknemer, enzovoort.

En dat niet alleen, ook documenten buiten het elektronische domein, zoals fysieke patiëntenstatussen, monsters en papieren leningaanvragen, zijn eenvoudig te beheren.

Kortom, uw ECM-oplossing moet helderheid brengen voor al uw elektronische en andere gegevens, en moet bedrijfskritische documenten eenvoudig traceerbaar maken.

Forrester