Productievere werknemers door automatisering van bedrijfsprocessen en ECM

Een van onze klanten had, voordat er een enterprise content management-systeem werd geïmplementeerd, een medewerker in dienst om te voet met een postkar dossiers tussen kantoren te verplaatsen.

De afdelingen van deze klant waren verspreid over verschillende gebouwen. En als een dossier (over belastingen, juridische zaken, personeelszaken) van de ene naar de andere afdeling moest worden gebracht, liep de de medewerker met zijn postkar van het ene gebouw naar het andere. Dat was zijn werk.

Het is meteen een goed voorbeeld van laaggekwalificeerd werk.

De meeste organisaties hebben wel een of andere vorm van laaggekwalificeerd werk. Vaak gaat het hierbij om het verplaatsen van papieren van de ene naar de andere persoon. Dit was ook het geval bij een snelgroeiend bedrijf in de financiële dienstverlening. Met de groei van het aantal klanten groeide ook de stapel papier: aanvragen voor leningen, klantprofielen en andere documenten.

Al dat papier werd opgeslagen op het hoofdkantoor. Dat betekende dat wanneer een medewerker op een vestiging een klantdossier wilde inzien, iemand op het hoofdkantoor het dossier moest zoeken, het juiste document in het dossier moest vinden en de papieren naar het filiaal moest faxen...terwijl de betreffende klant aan de balie stond te wachten. Dat zorgt niet alleen voor tijdverspilling en onnodige kosten, maar leidt ook tot een lage klanttevredenheid.

Managers bij de financiële dienstverlener beseften dat het afschaffen van deze laaggekwalificeerde taken hun papierzorgen zou doen verdwijnen. En wat belangrijker is, de serviceverlening zou enorm verbeteren. Dankzij een enterprise content management-oplossing die naadloos kon worden geïntegreerd met de bedrijfssystemen werden al deze verbeteringen gerealiseerd.

Nu hebben werknemers vanaf hun bureau toegang tot klantdossiers en informatie. De tijd die eerder verloren ging met bellen, faxen en wachten (laaggekwalificeerdee taken) wordt nu besteed aan het helpen van de klant om zijn financiële doelen te halen (hooggekwalificeerde taak).

Deze specifieke financiële dienstverlener gebruikte hiervoor een tool voor workflowmanagement. De tool zorgt voor automatische verwerking en is eenvoudig te configureren, zodat snel en veilig op veranderende zakelijke omstandigheden kan worden ingespeeld. Alleen de juiste mensen hebben toegang, en alleen op het moment dat dat nodig is. De workflowmanagementtool zorgt voor kortere doorlooptijden, beperkt kosten door werknemers te bevrijden van handmatige taken en dwingt consistente bedrijfsvoering af voor betere aansprakelijkheid en compliance.

Wilt u beginnen een ECM-oplossing op te bouwen? Dat kan, want de beste enterprise content management-oplossing begint klein en groeit naadloos met het bedrijf mee. Begin bijvoorbeeld met dossierbeheer en software-integraties.

Gartner Magic Quadrant voor ECM