Te veel papier

Hoeveel papier is te veel papier in een bedrijf? Daar is niet altijd een objectief antwoord op te geven. Voor sommigen is een stapel dossiers in het IN-bakje te veel. Voor anderen is dat een ruimte vol archiefkasten die beter voor iets anders kan worden gebruikt.

Papieren documenten, in de vorm van bijvoorbeeld aanvragen, cv's, ontvangstbewijzen, orderbonnen, facturen en bonnen, kosten een organisatie tijd door de manier waarop het bedrijf ermee omgaat. Personeelszaken, crediteuren en debiteuren, faciliteitenbeheer – zelfs de heilige graal van elk bedrijf, de klantenservice – worden allemaal geraakt door de manier waarop papieren documenten worden verwerkt. Trage verwerking, problemen bij het opvragen van dossiers, onvolledige informatie, dubbel werk – allemaal dodelijk voor de productiviteit en een nachtmerrie voor de klantenservice van een bedrijf dat alleen maar concurrend wil blijven.

Bovendien neemt papier ruimte in beslag. Een klant van Hyland, een producent van energiezuinige verlichting, sloeg zijn dossiers vroeger op in een magazijn dat voornamelijk werd gebruikt voor de opslag van de producten. De dossiers lagen hoog opgestapeld, dus als iemand documenten nodig had, moest er een magazijnmedewerker met een heftruck komen om de dossiers te voorschijn te halen. Dat hield in dat de werknemer tijd kwijt was aan een laaggekwalificeerde taak en dat de magazijnmedewerker zijn normale werkzaamheden moest onderbreken.

Het bedrijf implementeerde toen een oplossing voor documentmanagement om het papierverbruik in te dammen en schrapte verspillende, onproductieve stappen uit de operationele en administratieve processen. Het bedrijf introduceerde een papierloos orderinvoerproces, elimineerde de noodzaak om jaarlijks 125.000 papieren documenten af te drukken, verkortte het aantal dagen dat facturen openstonden met een factor vijf en bespaarde het equivalent van vier fulltime werknemers in arbeidsuren.

Voor alle duidelijkheid: er is niet één oplossing voor enterprise content management die papier volledig uit uw zakelijke leven kan uitbannen. Er zal altijd papier zijn. Maar u hoeft zich niet te laten overweldigen door de hoeveelheid informatie die op uw bedrijf afkomt.

Een slimme, gebruiksvriendelijke oplossing voor documentmanagement verzamelt, organiseert en indexeert de enorme hoeveelheid documenten en content in één totaaloverzicht zodat u doordachte beslissingen kunt nemen.

Bent u geïnteresseerd in een groei-oplossing voor enterprise content management? Kijk dan eerst eens naar de bouwstenen van OnBase. Of begin met documentmanagement.

Forrester