Omgaan met verschillende documentversies

Stel dat u een product of dienst verkoopt en met vertegenwoordigers werkt: hoe zou het met uw bedrijf gaan als elke vertegenwoordiger een andere prijslijst zou hanteren? Of als sommigen met verouderde contracten of bestelformulieren zouden werken?

Dat is vragen om problemen en heel veel extra werk. En ook op de bijkomende juridische en compliance-problemen, en het grote aantal versies van ’definitieve’ documenten, zit geen enkel bedrijf te wachten.

Met een enterprise content management (ECM)-oplossing die documentmanagement en versiecontrole biedt, behoren die zorgen tot het verleden. Met een goed doordachte implementatie kunnen grote en kleine bedrijven het beheer van wijzigingen in zakelijke documenten centraliseren en offline-synchronisatiemogelijkheden bieden voor externe gebruikers, zodat iedereen toegang krijgt tot de recentste versie van het document.

Neem het voorbeeld van een groot ziekenhuis. Er was geen standaard voor de verspreiding van beleidsregels en daarom miste het labpersoneel vaak aankondigingen van nieuw of gewijzigd beleid. Sinds de implementatie van OnBase van Hyland Software worden de beleidsregels centraal opgeslagen en bewaakt. Het ziekenhuis kan nu traceren welke medische directeur belangrijk beleid ondertekende, en wanneer hij dat deed, terwijl nieuwe werknemers altijd de recentste versie van elk voor hen relevant beleid krijgen.

Bovendien kunnen bij de herziening van beleid eenvoudig conceptversies naar de betreffende beleidsbepaler worden gerouteerd. De definitieve beleidsversie wordt vervolgens ter goedkeuring naar een medisch directeur doorgestuurd. De verantwoordelijke persoon krijgt een melding dat het tijd is voor de periodieke controle van het beleid. Zo hoeft het personeel niet zelf te onthouden wanneer bepaald beleid weer moet worden gecontroleerd en verloopt het goedkeuringsproces sneller. Zo worden Beleidsregels altijd op tijd bijgewerkt en voldoet het ziekenhuis aan de wet- en regelgeving.

Dit is essentieel, want dit ziekenhuis moet altijd klaar zijn voor controles door de toezichthouders.

En dat is het belangrijke voordeel van een ECM-oplossing: dat het maken, herzien en distribueren van bedrijfskritische documenten goed wordt beheerd. Geen problemen meer met klanten of patiënten doordat met verouderde versies wordt gewerkt. Geen zorgen meer dat belangrijke notities verdwijnen met de papiertjes waarop die zijn geschreven. En een uitgelezen mogelijkheid om te zorgen voor consistente documenten en herkenbare trefwoorden.

Forrester