Versnel uw bedrijfsprocessen

Efficiënte bedrijfsprocessen zijn cruciaal voor het succes van uw organisatie en stabiele resultaten. Of u nu gefocust bent op de grote lijnen of op de dagelijkse effectiviteit van uw werknemers, de manier waarop gegevens zich door uw organisatie bewegen, heeft ongetwijfeld gevolgen voor u.

Een strategische enterprise content management (ECM)-oplossing zoals OnBase moet uw processen stroomlijnen en tegelijk flexibel genoeg blijven om aan de specifieke behoeften van uw organisatie te voldoen.

Veel van de problemen met processen zijn branchespecifiek. En om die op te lossen hebt u meer nodig dan technologie-experts. U hebt ook branche-experts nodig, die in vergelijkbare organisaties hebben gewerkt en die uw problemen begrijpen.

Bedrijfsprocessen veranderen

Dit gold ook voor Seguros de Occidente (Occidente), een wereldwijd erkende verzekeringsmaatschappij in Guatemala Stad, Guatemala. De verzekeraar wilde zijn marktaandeel vergroten en zijn concurrenten achter zich laten. De verzekeraar had met succes OnBase ingezet voor zijn bedrijfsprocessen, maar het management van Occidente besefte dat ze niet optimaal van de oplossing profiteerden. Occidente moest een korte- en een langetermijnplan maken voor doorlopende proces- en systeemverbeteringen.

Daarom schakelde het bedrijf de branche-experts van Hyland Software en leden van onze Enterprise Solutions Group (ESG) in. ESG kon de verzekeraar een grondig gedocumenteerde routeplanning geven en het bedrijf laten zien welke procesverbeteringen er waar nodig waren, en waarom. Occidente gaf zijn werknemers de mogelijkheden om bestaande toepassingen beter te gebruiken, zodat zij hun dagelijkse taken efficiënter en goedkoper konden uitvoeren, en zorgde ervoor dat zij in minder tijd nieuwe polissen konden afgeven en claims konden verwerken.

Een van de belangrijkste resultaten? Praktische strategieën voor de behoeften op de korte en lange termijn.

“Het belangrijkste advies van Hyland was dat we een ECM-commissie moesten instellen,” aldus Marta Julia Fernandez, IT-projectmanager. “Die adviseerde ons hoe we het makkelijker voor onze teams konden maken om van een papieren omgeving naar een elektronische omgeving over te stappen, zodat we ons werk sneller kunnen doen.”

Hoogwaardig, gefocust werk

Wellicht zijn uw actuele bedrijfsprocessen niet vastgelegd, zodat werknemers die niet kunnen navolgen en ze niet worden gestimuleerd om dingen voor elkaar te krijgen. Of misschien zijn de processen nu zo dat hooggekwalificeerde, dure werknemers tijd kwijt zijn met laaggekwalificeerde of zich herhalende taken.

Voor veel van uw bedrijfsprocessen maakt u dagelijks gebruik van bepaalde toepassingen, zoals e-mail of uw bedrijfstoepassingen (bijvoorbeeld een ERP-systeem of een leerlingeninformatiesysteem). Integreer uw ECM-oplossing met uw bedrijfstoepassingen om informatiesilo's te elimineren en uw bestaande investeringen in technologie optimaal te benutten.

Kijk bij het verbeteren van uw bedrijfsprocessen ook welke risico's er zijn met betrekking tot compliance en eventuele wijzigingen in de regelgeving. Uw ECM-oplossing moet intuïtieve functionaliteit bieden waarmee uw organisatie aan de regelgeving kan voldoen.

Inconsistente en ineffectieve processen vertragen het beslissingstraject en leiden tot keuzes op basis van gedeeltelijke informatie. Dit zorgt voor verlies van productiviteit, minder winst en een toename van risico's met betrekking tot compliance en eventuele wijzigingen in de regelgeving.

De ECM-technologie en -strategie waarin u investeert, moet ervoor zorgen dat uw dagelijkse processen uw gebruikers ondersteunen en dat de gebruikers daardoor efficiënter en doeltreffender worden.

Gartner Magic Quadrant voor ECM