Zarządzanie różnymi wersjami dokumentu

Jeśli sprzedajesz produkty lub usługi i twoi przedstawiciele pracują w terenie, potrzebujesz stałego dostępu do aktualnego cennika, aby osiągnąć sukces. Tak samo konieczny jest dostęp do aktualnych wzorów umów i formularzy zamówienia.

To jest gwarancja sukcesu. W przeciwnym razie wymagana będzie ogromna praca ręczna. Nie mówiąc już o kwestii zgodności z przepisami i zbyt wielu „końcowych” wersjach dokumentów.

Dzięki rozwiązaniu do zarządzania treścią korporacyjną (ECM) pozwalającemu na zarządzanie dokumentami i kontrolę wersji/zmian zyskujesz pełną kontrolę nad kluczowymi dokumentami. Przy odpowiedniej opcji wdrożenia małe i duże firmy mogą scentralizować zarządzanie zmianami dokumentów biznesowych i zapewnić synchronizację offline dla użytkowników zdalnych, dzięki czemu dostępne będą zawsze aktualne wersje dokumentów.

Przykładem może być duży szpital. Bez standardu dystrybucji polityk personel laboratorium często nie zauważa publikacji nowej polityki lub aktualizacji wcześniejszych wersji. Dzięki oprogramowaniu OnBase firmy Hyland wszystkie polityki są przechowywane i monitorowane w centralnym repozytorium. Zarząd szpitala może sprawdzić, który z dyrektorów podpisał politykę i kiedy, a nowi pracownicy otrzymują aktualne wersje każdej polityki.

Ponadto jeśli polityka wymaga zmian, można przekazać wersję roboczą do przeglądu przez odpowiedniego decydenta. Polityka w wersji końcowej trafia do dyrektora w celu jej zatwierdzenia. Po 11 miesiącach system przypomina właścicielowi polityki, że konieczny jest roczny przegląd. Dzięki temu personel nie musi pamiętać, kiedy dana polityka wymaga przeglądu, ani nie jest konieczne oczekiwanie na jej zatwierdzenie w formie papierowej. Polityki są zawsze aktualizowane w terminie, a szpital działa zgodnie z przepisami.

Najważniejsza w tym przypadku jest możliwość tworzenia, zmiany i dystrybucji kluczowych dokumentów biznesowych. Dostępne wersje dokumentów są zawsze aktualne. Istotne adnotacje są uwzględnione, a nie znikają wskutek ich zapisania na papierze. Nigdy wcześniej nie była możliwa spójność dokumentów i słów kluczowych w tak wielkim stopniu.

Forrester Wave™