Borykasz się z nadmierną ilością dokumentacji papierowej? Czy możesz zupełnie wyeliminować formę papierową?

Na jakim poziomie zaczyna się nadmiar papieru w biznesie? Często odpowiedź jest czysto subiektywna. Dla niektórych sterta papierów na biurku to już za dużo. Dla innych będzie to wypełnione szafkami z dokumentami pomieszczenie, które można byłoby lepiej wykorzystać.

A co w przypadku 20-kilometrowego pasa dokumentów papierowych rozproszonych w różnych działach? A co w przypadku procesu biznesowego przeszkadzającego w świadczeniu usług opieki zdrowotnej? Na tym polegał problem jednego z klientów OnBase z sektora opieki medycznej. Miejmy nadzieję, że twój papierowy problem nie ma aż takich rozmiarów.

Ale przecież nie jest to wykluczone.

Dokumentacja papierowa (podania, życiorysy, pokwitowania, zlecenia, faktury, rachunki itp.) jest czasochłonna ze względu na sposób, w jaki firma musi sobie z nią radzić. Działy zasobów ludzkich, zobowiązań i należności, zarządzania obiektami, a także samo serce wielu organizacji czyli dział obsługi klienta borykają się z problemami wynikającymi z wykorzystania formy papierowej. Spowolnione przetwarzanie, trudne wyszukiwanie plików, niekompletne informacje i podwójna praca obniżają wydajność i są koszmarami w dziale obsługi klienta każdej firmy, która chce być konkurencyjna.

A poza tym dokumentacja papierowa zajmuje przestrzeń fizyczną. Jeden z klientów OnBase, TCP Inc., producent oświetlenia energooszczędnego, przechowywał dokumentację w magazynie pierwotnie przeznaczonym na produkty. Dokumenty były ułożone jedne na drugich, a pracownik, który potrzebował określonej dokumentacji, musiał prosić o pomoc operatora wózka widłowego, aby znaleźć potrzebne informacje. Proces zabierał dużo czasu pracownikowi nawet przy niskowartościowych zadaniach, a ponadto odrywał od obowiązków operatora wózka widłowego.

Po wdrożeniu rozwiązania do zarządzania dokumentami firma TCP mogła wyeliminować wszystkie zbędne i nieproduktywne czynności ze swoich procesów operacyjnych i administracyjnych. Utworzono proces wprowadzania zamówień bez korzystania z formy papierowej, wyeliminowano konieczność drukowania w skali roku 125 000 stron, skrócono wskaźnik rotacji należności o pięć dni i zaoszczędzono czas pracy równoważny czterem pracownikom pełnoetatowym.

Nie oszukujmy się. Żadne transakcyjne rozwiązanie do zarządzania treścią korporacyjną nie wyeliminuje formy papierowej całkowicie. W pewnym zakresie dokumentacja papierowa pozostanie niezbędna. Ale możesz skutecznie zorganizować ogromne ilości informacji, jakich używa twoja firma.
Inteligentne i łatwe w użyciu rozwiązanie do zarządzania dokumentami może płynnie gromadzić, porządkować i indeksować duże ilości dokumentów i treści w ramach systemu o pełnym oglądzie umożliwiającym podejmowanie zawsze właściwych decyzji.

Forrester Wave™