Śledzenie wszystkich informacji

Nadmierna ilość dokumentacji papierowej to jedna sprawa. Inna sprawa to nadmierna ilość informacji. Większość organizacji dąży do ograniczenia formy papierowej.

Z drugiej strony informacja to podstawa funkcjonowania każdej konkurencyjnej firmy. Im więcej informacji, tym lepiej. Ale nie można dopuścić do dezorganizacji i chaosu informacji, a także do utraty kluczowych dokumentów.

Kluczowe dokumenty oznaczają wszystkie dokumenty istotne dla organizacji. Jeśli świadczysz usługi finansowe, dokumentacja hipoteczna i kredytowa będzie twoją dokumentacją kluczową. W przypadku branży ubezpieczeniowej przetwarzanie roszczeń (wyniki finansowe, obsługa klienta itp.) będzie kluczowym procesem. W sektorze opieki zdrowotnej? Wszystko, co ma związek z pacjentem. Niezależnie od wielkości firmy dokumenty pracowników i polityki są kluczowe dla działu zasobów ludzkich.

Jeśli w strukturze informacji zabraknie choćby jednego ogniwa, nastąpi dezorganizacja. I nie chodzi tu tylko o dokumenty papierowe. Pliki elektroniczne (wiadomości e-mail, arkusze, pliki Word), które są rozproszone, źle zorganizowane lub trudne do wyszukania, prowadzą do straty czasu, utraty wydajności i wykonywania pracy dwa razy.

Agencja ds. kredytów mieszkaniowych w Kolorado (CHFA - Colorado Housing and Finance Authority) zna ten problem z autopsji. Borykała się z ogromnymi ilościami papieru (dokumentacja projektów liczyła nawet ponad 300 stron), ale po zdrożeniu rozwiązania do zarządzania treścią korporacyjną udało się zorganizować przejrzyste zarządzanie archiwami. Czas wyszukania plików projektu zmniejszył się z 12 minut do 10 sekund, co podniosło wydajność personelu trzykrotnie. Kontrola zajmowała teraz kilka godzin, a nie kilka dni. Ponadto, skończyły się problemy związane z zagubionymi dokumentami.

Jak to się stało? Transakcyjne rozwiązanie ECM umożliwia kompleksowe zarządzanie cyklem dokumentu, od jego wprowadzenia do systemu aż do zniszczenia. Dokumenty są scentralizowane, wyszukiwalne i automatycznie powiązane z odpowiednim kontem, klientem, pacjentem, pracownikiem itd.

Co więcej, można łatwo zarządzać dokumentami poza systemem elektronicznym, np. kartami i próbkami pacjentów i oryginałami dokumentów kredytowych.
Jednym słowem, rozwiązanie ECM musi zapewniać przejrzystość wszystkich danych, elektronicznych i nie tylko, oraz umożliwiać łatwe śledzenie wszystkich kluczowych dokumentów.

Forrester Wave™