W jaki sposób rozwiązanie ECM może pomóc twojej firmie w zakresie zgodności z przepisami?

Wraz z rosną liczbą przepisów i wymaganych audytów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, monitorowanie niezbędnej dokumentacji staje się coraz istotniejsze.

Jednym z najlepszych przykładów jest niedawna restrukturyzacja systemu bezpieczeństwa żywności w Stanach Zjednoczonych. W rezultacie konieczne są częstsze inspekcje administracji publicznej w zakładach produkujących żywność, a Agencja Żywności i Leków ma możliwość podjęcia decyzji o wycofaniu stwarzających zagrożenie artykułów żywnościowych. W ramach procesu wycofania wymaga się od producentów zdalnego dostępu do najważniejszych danych i dokumentacji na potrzeby dochodzenia i kontroli przez Agencję Żywności i Leków.

To prawdziwy koszmar dla producentów posiadających rozproszone i zdezorganizowane systemy zarządzania dokumentacją. Może to w efekcie oznaczać katastrofę dla zakładu, poczynając od utraconych dochodów, a kończąc na zamknięciu obiektu. Zazwyczaj takie wycofanie produktu przez Agencję kosztuje miliony dolarów.

Dobrze zaprojektowane rozwiązanie do zarządzania treścią korporacyjną (ECM) daje spokój umysłu i ułatwia proces audytu oraz gwarantuje spełnienie wymogów dotyczących zgodności z przepisami. Większość producentów, którzy wdrożyli inteligentne rozwiązanie ECM, jest w stanie obniżyć koszty związane z audytem, w tym ze zdalnym bezpiecznym dostępem do kluczowej dokumentacji.

Ponadto odpowiednie rozwiązanie do zarządzania archiwami obejmie również długość okresu przechowywania i końcowe usunięcie dokumentów. Innymi słowy, określ datę końcową dla dokumentu, a zostanie on automatycznie usunięty w odpowiednim terminie (lub otrzymasz wiadomość e-mail o konieczności usunięcia dokumentu, co da ci możliwość przeglądu i zatwierdzenia usunięcia).

Inne korzyści:

  • Poprawienie czasu uwzględnienia zmieniających się przepisów i natychmiastowa dystrybucja aktualizacji
  • Przechowywanie i informowanie o zmianach bez kopiowania i przekazywania w formie fizycznej
  • Pulpit dotyczący bezpieczeństwa i zgodności z przepisami dla dyrektora ds. zgodności w celu obniżenia ryzyka w czasie rzeczywistym
  • Zarządzanie okresem przechowywania dokumentów zgodnie z predefiniowanymi regułami w celu wsparcia zgodności z przepisami i minimalizacji ryzyka prawnego
Lider rynku rozwiązań ECM