Zwiększ wydajność pracowników dzięki ECM

Często przywołujemy przykład klienta, który przed wdrożeniem systemu do zarządzania treścią korporacyjną zatrudniał pełnoetatowego pracownika rozwożącego dokumenty papierowe na wózku golfowym.

Był to jakiś sposób. Działy tej administracji publicznej rozmieszczone były w różnych budynkach. Jeśli jakiś dokument (podatkowy, prawny, kadrowy) musiał zostać dostarczony do innego działu, pracownik wsiadał do wózka i ruszał w drogę. Na tym polegała jego praca.

Jest to dobry przykład zadania niskowartościowego.

Większość organizacji realizuje tego rodzaju zadania. Często wiążą się one z przekazywaniem dokumentów papierowych od jednej osoby do drugiej. Przykład: szybko rozwijająca się firma z sektora usług finansowych. Wraz z rozwojem organizacji rośnie też liczba dokumentów papierowych: wniosków kredytowych, profilów klientów itp.

Cała ta dokumentacja przechowywana była w głównym oddziale. Gdy zatem członek zespołu w jednym z oddziałów potrzebował dostępu do dokumentu obsługiwanego klienta, ktoś w siedzibie głównej musiał ten dokument odnaleźć i przefaksować do danego oddziału.

Pomyśl o tym przez chwilę. Pomyśl o czasie straconym na niskowartościowe zadanie: telefon do głównego oddziału, polecenie wyszukania dokumentu, wyszukanie i przefaksowanie dokumentu, odebranie i przegląd przefaksowanego dokumentu.

Pomyśl też o kliencie i jego oczekiwaniu na realizację tego niskowartościowego zadania. Co z jakością obsługi i zadowoleniem klienta?

Liderzy tej organizacji wiedzieli, że likwidacja zadań niskowartościowych oznacza mniej problemów z formą papierową. A najważniejsze, że oznacza również lepszą obsługę klienta. Udało się tego dokonać dzięki rozwiązaniu do zarządzania treścią korporacyjną, które zintegrowano bezproblemowo z głównym systemem firmy.

Teraz pracownicy mają natychmiastowy dostęp do dokumentów klienta i wszystkich powiązanych informacji. Czas wcześniej tracony na telefonowanie, faksowanie i oczekiwanie (zadania niskowartościowe) jest teraz wykorzystywany na pomoc klientem w osiąganiu finansowych celów (zadanie wysokowartościowe).

Ta instytucja świadcząca usługi finansowe używa narzędzia do zarządzania workflow, aby to zadanie realizować. Narzędzie to automatycznie przetwarza pracę i łatwo je skonfigurować w celu dostosowania do szybko zmieniających się warunków biznesowych. Odbywa się to przy całkowitym zachowaniu bezpieczeństwa. Tylko właściwe osoby we właściwym czasie mogą uzyskać dostęp. Rezultatem jest przyspieszenie obsługi klienta, redukcja kosztów poprzez eliminację zadań wykonywanych ręcznie oraz zapewnienie spójnych praktyk biznesowych gwarantujących odpowiedzialność i zgodność z przepisami.

Lider rynku rozwiązań ECM