Dostęp

Nadrzędnym celem systemu ECM jest umożliwienie szybkiego i łatwego dostępu do ważnych informacji. Każdy, kto potrzebuje dostępu do tych treści, powinien być w stanie do nich dotrzeć z dowolnego miejsca. Doświadczenie użytkownika w przypadku idealnego rozwiązania ECM:

  1. Personalizacja. Oprogramowanie ECM musi być intuicyjne. Interfejs ECM powinien umożliwiać personalizację i pozwalać użytkownikowi na używanie preferowanego stylu pracy. Jeśli użytkownicy mają możliwość personalizacji interfejsu i umieszczenia dokumentów, formularzy i procesów biznesowych oraz ważnych raportów pod ręką, będą pracować wydajniej.
  2. Integracja. Najczęściej podstawowa aplikacja użytkownika nie jest systemem ECM. W sytuacji gdy użytkownik potrzebuje dostępu do treści z systemu ECM powiązanych z informacją na ekranie, nie powinien być zmuszony do przechodzenia między aplikacjami. Upewnij się, czy twój system ECM pozwala na integrację z takimi aplikacjami, jak Outlook, SharePoint, Office, system ERP oraz wszystkimi twoimi kluczowymi aplikacjami.
  3. Dostęp mobilny. Twoje rozwiązanie ECM powinno umożliwiać dostęp do treści z poziomu urządzenia mobilnego czy tabletu. Jest to podstawowe wymaganie, ponieważ natychmiastowy dostęp do informacji z dowolnego miejsca ma przemożny wpływ na wydajność. Nie każ procesom czekać na powrót pracowników do biura.
  4. Offline. Czy wielu twoich pracowników często jest w drodze i zmaga się z zawodnym dostępem sieci? Dopilnuj, aby system ECM umożliwił im wykonywanie zdjęć oraz wyszukiwanie, tworzenie i aktualizację dokumentów oraz formularzy. Oszczędzasz w ten sposób czas i wysiłek potrzebne na ręczne wprowadzenie danych, gdy pracownik wróci do biura, ponieważ wszystkie informacje automatycznie synchronizują się po połączeniu z siecią.
  5. Rozszerzenie. To świetnie, że TY masz dostęp do wszystkich swoich informacji, ale czy mają go twoi klienci, wyborcy czy studenci? Popraw jakość obsługi klienta, umożliwiając twoim klientom składanie formularzy, śledzenie statusu i dostęp do dokumentów w trybie online. Oszczędzasz również czas i pieniądze związane z drukowaniem i wysyłaniem dokumentów oraz formularzy.
Forrester Wave™