Gromadzenie

Twoje rozwiązanie ECM powinno umożliwiać gromadzenie plików dowolnego typu z dowolnych fizycznych lokalizacji oraz automatyczną klasyfikację dokumentów. Idealne rozwiązanie ECM:

Gromadzi pliki każdego typu

Wartość rozwiązania ECM leży nie tylko w możliwościach skanowania. Twoje rozwiązanie powinno pozwalać na gromadzenie wszystkich istotnych treści (papierowych i elektronicznych oraz danych) w jednym systemie.

Twoje rozwiązanie ECM powinno zachowywać źródłowy typ pliku, a nie ujednolicać wszystkie pliki do jednego formatu. W tym drugim przypadku ograniczone są możliwości modyfikacji treści w przyszłości i zablokowana jest opcja korzystania z plików w aplikacjach źródłowych, np. Microsoft Word, Excel, CAD itd.

Gromadzenie z dowolnej lokalizacji fizycznej

Twoje rozwiązanie ECM powinno zapewnić elastyczność gromadzenia dużych ilości dokumentów w danej lokalizacji, oszczędzając koszt i czas związany z ich transportem. Zamiast przesyłania dokumentów do lokalizacji centralnej powinieneś mieć możliwość skanowania ich do systemu. Od tego jest przecież Internet!

Automatyczna klasyfikacja dokumentów

Najwięcej kosztów w organizacji generują ludzie, a nie oprogramowanie. Każdy importowany dokument podlega klasyfikacji i indeksowaniu. Twój dostawca rozwiązania ECM powinien zapewniać liczne, niedrogie opcje, aby zmniejszyć zakres tego ręcznego zadania. Twoje rozwiązanie ECM nie powinno wymagać znacznej dodatkowej pracy ręcznej, aby wprowadzić dokumenty do systemu.