Gromadzenie

Twoje rozwiązanie ECM powinno umożliwiać gromadzenie plików dowolnego typu z dowolnych fizycznych lokalizacji oraz automatyczną klasyfikację dokumentów. Idealne rozwiązanie ECM:

Gromadzi pliki każdego typu

Wartość rozwiązania ECM leży nie tylko w możliwościach skanowania. Twoje rozwiązanie powinno pozwalać na gromadzenie wszystkich istotnych treści (papierowych i elektronicznych oraz danych) w jednym systemie.

Twoje rozwiązanie ECM powinno zachowywać źródłowy typ pliku, a nie ujednolicać wszystkie pliki do jednego formatu. W tym drugim przypadku ograniczone są możliwości modyfikacji treści w przyszłości i zablokowana jest opcja korzystania z plików w aplikacjach źródłowych, np. Microsoft Word, Excel, CAD itd.

Gromadzenie z dowolnej lokalizacji fizycznej

Twoje rozwiązanie ECM powinno zapewnić elastyczność gromadzenia dużych ilości dokumentów w danej lokalizacji, oszczędzając koszt i czas związany z ich transportem. Zamiast przesyłania dokumentów do lokalizacji centralnej powinieneś mieć możliwość skanowania ich do systemu. Od tego jest przecież Internet!

Automatyczna klasyfikacja dokumentów

Najwięcej kosztów w organizacji generują ludzie, a nie oprogramowanie. Każdy importowany dokument podlega klasyfikacji i indeksowaniu. Twój dostawca rozwiązania ECM powinien zapewniać liczne, niedrogie opcje, aby zmniejszyć zakres tego ręcznego zadania. Twoje rozwiązanie ECM nie powinno wymagać znacznej dodatkowej pracy ręcznej, aby wprowadzić dokumenty do systemu.

Forrester Wave™