Procesy

Rozwiązanie ECM optymalizuje procesy i zwiększa efektywność poprzez oszczędność czasu. Chodzi tu o coś więcej niż automatyzacja kilku prostych decyzji Idealne rozwiązanie ECM:

Automatyzacja ustrukturyzowanych procesów

Twoje rozwiązanie ECM powinno automatyzować przewidywalne i powtarzalne procesy. Niektóre procesy posiadają ujednolicone wyniki, np. procesy w ramach zobowiązań, należności i rekrutacji pracowników. Te procesy zazwyczaj składają się z wielu powtarzalnych kroków, które można zautomatyzować w oparciu o logiczne decyzje. Przekazywanie dokumentów właściwym osobom, kontrola ustalonych progów zatwierdzeń i generowanie dokumentów w oparciu o podjęte decyzje to obszary, które można zautomatyzować.

Należy szukać takiego rozwiązania ECM, które umożliwi automatyzację bez konieczności użycia osobnego kodu. Twój dostawca rozwiązania ECM powinien dostarczyć ci konfigurowalne narządzie projektowania wizualnego, umożliwiające samodzielne tworzenie procesów.

Konsolidacja informacji nieustrukturyzowanych

Nie tylko dokumenty są istotnym źródłem informacji. Gdy występują wyjątki w ramach ujednoliconych procesów, konieczne jest gromadzenie wygenerowanych informacji. Adnotacje i przypomnienia, uzasadnienie decyzji i korespondencja z klientami to przykłady takich informacji. Jeśli nie będziesz w stanie zarządzać tymi informacjami z poziomu systemu ECM, pozostaną one rozproszone w różnych arkuszach, skrzynkach mailowych, bazach danych Access i zalegających na biurku fiszkach.

Musi się upewnić, że twój system ECM pozwala na gromadzenie i zarządzanie WSZYSTKIMI informacjami powiązanymi z procesem biznesowym, a nie tylko dokumentami.

Ułatwienie zarządzania przypadkami

Wiele procesów opartych na przypadkach nie charakteryzuje się dużą przewidywalnością czy jednolitością. Te procesy opierają się na know-how i decyzjach odpowiednio wykwalifikowanych pracowników, którzy określają i rozdzielają konkretne zadania.

Twoje rozwiązanie ECM powinno ułatwiać zarządzanie przypadkami, aby umożliwić twoim pracownikom wiedzy efektywniejsze wykonywanie zadań i obsługę istotnych wyjątków (tj. przypadków), które są szczególne i trudne do przewidzenia. Jeden centralny system powinien zapewniać pełny ogląd wszystkich informacji dotyczących przypadków, np. rekordów danych, dokumentów, formularzy, historii, połączeń telefonicznych, aktualizacji, analiz, zadań i wydarzeń.

Gdy wszystkie informacje dotyczące przypadku (notki, obserwacje, dane, wiadomości e-mail itd.) są zarządzane w tej samej aplikacji, co inne ujednolicone procesy, nic nie zostaje utracone. Istotne informacje są natychmiast dostępne dla wszystkich, którzy ich potrzebują, a poza tym prowadzona jest historia kontroli.

Gartner MQ