Generowanie i dystrybucja dokumentów

Dokumenty zarządzane i przechowywanie w repozytorium elektronicznym, można łatwo przesyłać klientów lub innych odbiorców. System OnBase pozwala na generowanie spersonalizowanych listów lub rachunków na podstawie określonych dokumentów i danych, umożliwiając ich sprawne przesłanie do odbiorców. OnBase obsługuje również dystrybucję dokumentów w formie elektronicznej.

OnBase umożliwia generowanie i dystrybucję dokumentów dzięki kilku modułom funkcjonalnym.

Tworzenie dokumentu

Dzięki systemowi OnBase można generować korespondencję znacznie szybciej i w krótszym czasie dostarczać ją do klienta.
OnBase obniża koszt korespondencji poprzez automatyzację tworzenia dokumentów. Zwiększa szybkość i dokładność tworzenia korespondencji, generując dokumenty za pomocą istniejących danych systemowych, fragmentów plików Word i danych wprowadzanych przez użytkownika. Do tworzenia listów wykorzystywane są ujednolicone szablony, np. zgodne z zaleceniami firmy i przyjętą stylistyką graficzną.

Tworzenie obrazu dokumentu

Wypełnianie formularzy papierowych stanowi element procesu biznesowego nawet w przypadku organizacji w dużej mierze posługujących się dokumentami elektronicznymi. Wielokrotnie wypełnienie formularzy wymaga pobrania informacji z wielu systemów. Dużo czasu zajmuje też skanowanie i archiwizowanie tych formularzy.

OnBase ujednolica tworzenie i wypełnianie formularzy które mają być następnie wydrukowane, poprzez tworzenie ich cyfrowych obrazów. Zwiększa szybkość i dokładność wprowadzania informacji, generując dokumenty za pomocą danych pochodzących z różnych systemów, fragmentów plików Word, danych wprowadzanych przez użytkownika czy podpisów elektronicznych. Eliminuje przestoje w procesach spowodowane niekompletnymi formularzami i brakiem potrzebnych informacji.

Generowanie rachunków i wyciągów

Szybsze przekazywanie rachunków klientom skraca cykl otrzymywania należności i popraw płynność gotówkową firmy. System OnBase gromadzi z różnych źródeł powiązane dokumenty, a następnie konsoliduje je i generuje jeden dokument w postaci graficznej, zawierający rachunki, listy, bilingi, wyciągi itp. Taki skonsolidowany dokument można wysłać pocztą elektroniczną w formacie PDF lub pocztą tradycyjną po ich wydrukowaniu. OnBase umożliwia również drukowanie kodów kreskowych POSTNET, co pomaga między innymi w sortowaniu poczty.

Dzięki modułowi generowania rachunków, OnBase pozwala na poprawę jakości obsługi klienta, minimalizuje spory dotyczące rachunków, zmniejsza czas realizacji płatności oraz liczbę zapytań klientów.

Zapisywanie dokumentów na CD/DVD/Blu-ray

W sytuacji w której dla potrzeb biznesowych, wymagana jest wymiana dużej ilości dokumentów i informacji zastosowanie poczty elektronicznej, czy wymiany danych przez www, może być w pewnych warunkach mało efektywne.

OnBase ułatwia udostępnianie informacji i dokumentów, umożliwiając szybkie ich wyszukanie, zgromadzenie oraz cyfrowe spakowanie na potrzeby łatwej dystrybucji. Typowa elektroniczna paczka dokumentów może zawierać np. miesięczny rachunek klienta i wszystkie powiązane z nim dokumenty. Odbiorca otrzymuje określone dokumenty w postaci systemu plików na jednym nośniku CD/DVD/Blu-ray.

Mniej przygotowań, więcej treści – tylko dzięki OnBase.