Przechowywanie i archiwizowanie plików

OnBase umożliwia przechowywanie plików elektronicznych w dowolnym wykrywalnym przez sieć współużytkowanym zasobie plikowym, w tym na prostym serwerze plikowym Windows lub Linux, a także na dedykowanych urządzeniach pamięci masowej. To oznacza, że na potrzeby systemu OnBase, nie trzeba inwestować w zakup kosztownych systemów pamięci masowych.

Architektura OnBase jest zaprojektowana w taki sposób, aby uniemożliwić utratę danych i obiektów, bez konieczności zakupu dodatkowego oprogramowania. OnBase pozwala na przechowywanie nieograniczonej liczby aktywnych kopii online dla każdego pliku znajdującego się w systemie OnBase. W przypadku awarii sprzętu lub sieci na skutek której brak jest dostępu do głównych serwerów plikowych, OnBase natychmiast uruchamia dostęp do kopii zapasowych, aby nie dopuścić do zatrzymania systemu.

OnBase nie przechowuje dokumentów w bazach danych w formacie obiektów binarnych. Pliki przechowywane są na dyskach logicznych udostępnionych systemowi, natomiast baza danych zarządza metadanymi i relacjami między obiektami systemowymi.

Taka architektura pozwala na uzyskanie wysokiej wydajności i skalowalności systemu, a także zapewnia łatwe utrzymanie systemu i tworzenie kopii zapasowych.

Zarządzanie nośnikami danych

System OnBase pozwala na efektywne zarządzanie zasobami milionów dokumentów. Dzięki swej architekturze może szybko wyszukać i udostępniać dokumenty i informacje, zapewniając wysoki poziom bezpieczeństwa zarówno na poziomie zapisu plików jak i nadzorowania uprawnień użytkowników i właściwości obiektów.

Narzędzia OnBase, do konfiguracji i zarządzanie nośnikami danych, pozwalają na zarządzanie dedykowanymi grupami dysków, kopiami bezpieczeństwa, przechowywaniem, migracją, eksportem i kontrolowanym usuwaniem plików. System OnBase zapewnia ciągłość biznesową, bezpieczeństwo i skalowalność, poprzez przechowywanie wielu kopii plików elektronicznych w wielu lokalizacjach. System pozwala na przypisanie wybranych nośników dla każdej klasy dokumentów biznesowych, w celu minimalizacji kosztów przechowywania, maksymalizacji dostępności oraz spełnienia wymagań prawnych i biznesowych.

Nawet w przypadku katastrofalnego w skutkach uszkodzenia plików lub awarii centrum informatycznego, OnBase zapewnia nieprzerwany dostęp do informacji, danych i dokumentów.

EMC Centera

OnBase wykorzystuje pełną funkcjonalność systemu EMC Centera. Dzięki temu możliwe jest zapewnienie dodatkowej ochrony, informacji i dokumentów przechowywanych w systemie OnBase. EMC Centera pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa i dodatkową kontrolę integralność archiwizowanych plików, przy jednoczesnym zredukowaniu czasu tworzenia kopii zapasowych. Dzięki funkcji Content Addressing, realizowana jest także dodatkowa ochrona plików i informacji, archiwizowanych przez system OnBase, przed nieuprawnionym dostępem. EMC Centera umożliwia też zarządzanie czasem przechowywania dokumentów zgodnie z parametrami ustawionymi w systemie OnBase dla określonych dokumentów.

IBM Tivoli

OnBase posiada moduł integracji z oprogramowaniem IBM Tivoli Storage Manager. Dzięki temu możliwe jest na przechowywanie dokumentów i kopii zapasowych na nośnikach kontrolowanych przez ten system. Prosta we wdrożeniu i zarządzaniu integracja usuwa potrzebę instalowania elementów oprogramowania Tivoli, na każdej stacji roboczej, użytkowników systemu OnBase. Tivoli Storage manager udostępnia funkcje obsługi kopii zapasowych, archiwizacji, odtwarzania, zarządzania miejscem w pamięci masowej. Pliki można łatwo archiwizować na różnego rodzaju nośnikach i kopiować w celu przechowywania w innych lokalizacjach, zapewniając zarazem zgodność z przepisami oraz ciągłość pracy i niezawodność systemu OnBase.

KOM Networks KOMpliance

Firmy Hyland Software oraz KOM Networks podjęły współpracę, aby umożliwić integrację OnBase z systemem archiwizacji danych KOMpliance. To rozwiązanie zapewnia efektywną integrację bezpiecznego i odpornego ma manipulację systemu pamięci masowej KOMpliance z oprogramowaniem OnBase.

Integracja, poprzez połączenie programu OnBase ze standardowym interfejsem systemu plików KOMpliance, umożliwia łatwy i bezpośredni dostęp, bezpieczne przechowywanie i ochronę plików. Dokumenty, obrazy i informacje, przechowywane w KOMpliance są zarządzane wyłącznie z poziomu OnBase, co umożliwia m.in. zarządzanie plikami, zarządzanie prawami dostępu okresem przechowywania dokumentów i wiele innych.

Dzięki integracji KOMpliance z OnBase możliwe jest łatwe realizowanie wymagań i przepisów prawa, zmniejszenie ryzyka utraty, uszkodzenia lub przypadkowego usunięcia danych i dokumentów, bez negatywnego wpływu na istniejące procesy biznesowe i realizację zadań.

Transfer dokumentów

Wielokrotnie pojawia się potrzeba migracji lub przesłania dokumentów między lokalnymi biurami czy oddziałami firm lub organizacji.
OnBase z umożliwia wysyłanie i przyjmowanie dużych ilości dokumentów zgodnie z ustalonym harmonogramem. Dzięki temu można wyeliminować dodatkowe i koszty i opóźnienia związane z migracją informacji i dokumentów. Systemy OnBase utrzymują kontrolę nad przechowywanymi w nich dokumentami oraz transferem plików drogą elektroniczną.

Zapis na nośniku CD/DVD/Blu-ray i eksport

Jednym z kluczowych problemów związanych z systemami informatycznymi jest utrzymanie ciągłości pracy i odporność na awarie i klęski żywiołowe. W przypadku klęski żywiołowej, awarii sprzętu lub błędu człowieka, w systemach klasy ECM/BPM, ponowne odtwarzanie dokumentów biznesowych pochłania czas i pieniądze a czasami nie jest możliwe. Aby zapewnić prawidłowe odzyskiwanie zasobów informacyjnych po awariach i wydarzeniach losowych, OnBase umożliwia kopiowanie dokumentów i metadanych obiektowych na nośniki optyczne. W razie potrzeby zasoby repozytorium dokumentów zostaną szybko przywrócone z zapisanych dysków CD/DVDR, zapewniając utrzymanie ciągłości pracy.

Archiwizacja poczty elektronicznej dla Microsoft Exchange

Znaczenie poczty elektronicznej w biznesie nieustannie wzrasta, co wiąże się też z coraz to nowymi przepisami dotyczącymi ich archiwizacji. Każda wysłana lub otrzymana wiadomość e-mail to część dokumentacji firmowej. OnBase może archiwizować kopie wszystkich przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail i załączników w jednym repozytorium. W razie konieczności pozwala to na szybkie wyszukanie potrzebnych informacji, pozwala także na włączenie poczty elektronicznej do dokumentacji spraw i procesów biznesowych.