Przechowywanie i niszczenie dokumentów

Zgodnie z przepisami prawa i przepisami branżowymi, określonego typu dokumenty muszą być przechowywane przez określoną ilość czasu, a następnie niszczone w odpowiednim terminie i zgodnie z określoną procedurą. Dokumenty muszą być zabezpieczone przed przypadkowym lub umyślnym zniszczeniem.

Od momentu wprowadzenia dokumentu do systemu OnBase pozostaje on pod całkowitą kontrolą i ochroną oraz posiada nieedytowalny rejestr wydarzeń z nim związanych. Dokument jest chroniony przez cały okres przechowywania i może zostać zniszczony po upływie odpowiedniego czasu.

OnBase umożliwia modułowi Records Manager, łatwe stosowanie planów i polityk retencji dokumentów i baz danych. Dokumenty o istotnym znaczeniu biznesowym czy merytorycznym są zarchiwizowane aż do momentu upłynięcia oficjalnego okresu retencji.

Zarządzanie czasem retencji dokumentów

Wiele typów dokumentów (dowody księgowe, umowy handlowe i dokumentacja pracowników, dokumentacja medyczna, itp.) posiada określone ustawowo obowiązkowe okresy przechowywania. Realizacja odpowiednich wymagań ustawowych wymaga śledzenie i kontroli statusu poszczególnych dokumentów. Niedotrzymanie warunków przechowywanie dokumentów wiąże się z potencjalnym ryzykiem prawnym i finansowym.

OnBase realizuje politykę dotyczącą przechowywania dokumentów w całej organizacji za pomocą spójnych automatycznych procesów zapewniających przechowywanie wymaganych dokumentów i usuwanie dokumentów niepodlegających dalszemu przechowywaniu. Dzięki temu można obniżyć koszty, zaoszczędzić przestrzeń dyskową i zminimalizować ryzyko związane z przepisami poprzez eliminację ręcznego zarządzania czasem przechowywaniem dokumentów.

Records Management

Odpowiednie przechowywanie dokumentów o istotnym znaczeniu biznesowym lub prawnym jest krytyczne z prawnego punktu widzenia.

OnBase upraszcza skomplikowane zarządzanie archiwami. Zarządzanie w tym systemie, harmonogramami przechowywania i politykami retencji spełnia złożone wymogi prawne i administracyjne, w tym wymogi polityk urzędowych i wewnętrznych. OnBase zastępuje nieefektywne zarządzanie ręczne w pełni automatycznym procesem zarządzania cyklem życiowym zarchiwizowanych dokumentów.