W jaki sposób OnBase może Ci pomóc spełnić cele związane z przestrzeganiem RODO?

Organizacje mogą korzystać z platformy informacyjnej OnBase, aby tworzyć rozwiązania wspierające realizację inicjatyw w zakresie zgodności z RODO. Szeroka gama niestandardowych funkcji, elastyczne opcje konfiguracji i wbudowane mechanizmy kontroli oferują sprawność niezbędną do orientowania się w zmieniających się przepisach o ochronie danych osobowych.

OnBase wspiera organizacje w realizacji inicjatyw z zakresu zgodności z RODO, włączając:

  1. Bezpieczeństwo i ochrona danych: RODO wymaga, aby przedsiębiorstwa podjęły uzasadnione działania w zakresie ochrony danych wrażliwych i osobowych. Platforma OnBase to wysoki poziom bezpieczeństwa w fazie projektowania — od opracowania do wsparcia po wprowadzeniu do sprzedaży. Specjalny zespół ds. bezpieczeństwa aplikacji nieustannie doskonali protokoły bezpieczeństwa. Dzięki zaawansowanemu szyfrowaniu nasze działania z zakresu bezpieczeństwa zapewniają, że kluczowe informacje, takie jak dane osobowe i dokumenty, są chronione na każdym etapie — gdy są w użyciu, nieużywane lub przesyłane między serwerami.Wbudowane funkcje, takie jak rygorystyczne zasady dotyczące haseł i szczegółowe zarządzanie uprawnieniami zapewniają kontrolę nad tym, kto ma dostęp do informacji i co może z nimi zrobić.
  2. Uprawnienia do usuwania informacji i zarządzania rejestrami: Organizacje mogą korzystać z OnBase w celu zapewnienia przestrzegania praw do prywatności obywateli, przechowując, chroniąc i niszcząc dane w bezpieczny sposób. Powyższe obejmuje nakazy RODO dotyczące ochrony prywatności, takie jak prawo każdej osoby do żądania usunięcia jej danych („prawo do bycia zapomnianym”). W oparciu o wcześniej zdefiniowane reguły OnBase pozwala w pełni zautomatyzować proces zarządzania rejestrami — od tworzenia dokumentów poprzez ogłoszenie rejestru aż do ostatecznej dyspozycji/ostatecznego usunięcia. Optymalizacja przechowywania i niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe pozwala wdrożyć zasady polityki firmowej, jednocześnie minimalizując lub eliminując ryzyko grzywny związane z gromadzeniem rejestrów danych, których ważność wygasła.Organizacje mogą ustawić okresy przechowywania danych w oparciu o wymogi regulacyjne lub automatycznie wyzwalać dyspozycję na podstawie zdarzenia lub żądania.
  3. Zoptymalizowane procesy związane ze zgodnością z rozporządzeniem: Konfigurowalna automatyzacja przepływu pracy i funkcja zarządzania przypadkami pozwalają udoskonalić procesy związane z zachowaniem zgodności z RODO. Powyższe obejmuje monitorowanie informacji o zarchiwizowanych dokumentach, przypomnienia o nadchodzących audytach, przetwarzanie kroków, aby uzyskać zgodę i zagwarantować „prawo do bycia zapomnianym” oraz powiadomienie odpowiednich stron o naruszeniu zabezpieczeń i utracie danych. Organizacje mogą projektować rozwiązania w celu monitorowania rejestracji kontroli, audytów, wyników, odstępstw i działań naprawczych, mając do dyspozycji pulpity zgłaszania zapewniające wgląd w te obszary w celu ich nieustannego doskonalenia. OnBase pomaga również organizacjom zarządzać wewnętrznymi zasadami polityki i procedurami, które wspierają RODO.Dzięki automatycznej dystrybucji zasad polityki, cyfrowemu potwierdzeniu od dostawców oraz raportom dotyczącymi przyjęcia do wiadomości i zaległości organizacje zapewniają, że pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie najnowszych norm dotyczących ochrony danych.
  4. Zarządzanie danymi i ich odnajdywanie: RODO wymaga od organizacji bezpiecznego i skutecznego zarządzania danymi wrażliwymi i osobowymi poszczególnych osób — kluczowe znaczenie ma możliwość wygenerowania na żądanie określonych danych w odpowiedzi na wniosek. OnBase umożliwia organizacjom oznaczenie treści powiązanymi metadanymi.Informacje mogą być przechowywane razem z dokumentem i wykorzystywane do dynamicznego powiązania wszystkich związanych treści, co pozwala użytkownikom na szybkie wyszukanie wszystkich informacji dotyczących danego klienta, przypadku, incydentu lub wniosku.
  5. Weryfikowalność i zgłaszanie: Wspierając organizacje w zakresie zapewnienia zgodności z RODO oraz przygotowując do audytów, OnBase rejestruje każdy przypadek, gdy użytkownik uzyskuje dostęp do dokumentu lub rejestru danych, wyświetla go, edytuje lub podejmuje działania z nimi związane. Upoważnieni członkowie kadry kierowniczej i menedżerowie mają dostęp do dzienników kontroli i weryfikują, czy wszystkie osoby uzyskujące dostęp do danych osobowych przestrzegają norm organizacyjnych i branżowych.Informacje z audytu mogą być udostępniane nawet zewnętrznym audytorom za pośrednictwem zabezpieczonej strony internetowej, co pozwala uniknąć kosztownych grzywien, zoptymalizować kontrole i wesprzeć działania mające na celu zapewnienie zgodności z przepisami organizacyjnymi i branżowymi.

Chcesz dowiedzieć się więcej, jak RODO wpłynie na Twoją działalność? Kliknij tutaj, aby przejść do Często zadawanych pytań.