Pequenas mudanças, grandes impactos: Como a Hyland integra OnBase e DocuSign para eliminar gargalos nos processos

POR CAROLYN KANE · 01/02/2018

Às vezes, pequenas mudanças têm grandes impactos no modo em que uma organização funciona. Aqui na Hyland, nós somos paper-free em inúmeros processos há anos, mas ainda imprimimos contratos para assinaturas em tinta – e os digitalizamos de volta ao OnBase para armazenamento quando concluídos. Isso atrasou o nosso departamento Jurídico e afetou todas as áreas de negócios que exigiam contratos ou outros tipos de documentos oficiais.

Parece familiar? Sua empresa pode vivenciar os mesmos problemas de atrasos nos processos, como rastreio de executivos para assinar um documento, o que pode dar muito trabalho (especialmente se eles viajam pelo mundo). Caso sua organização tenha o crescimento que tivemos, também terá que enviar documentos para assinaturas em escritórios remotos.


Todo o esforço necessário para rastrear assinantes e colocar um documento físico em suas frentes (com uma caneta) atrasa consideravelmente um processo e cria gargalos desnecessários. E se você já investiu em sistemas para automatização de processos, pode ser frustrante ter que interromper processos diários para esperar por uma assinatura.


Uma integração – inúmeros benefícios
Não precisa ser deste jeito, e a equipe jurídica da Hyland tem visto uma mudança considerável no tempo de processamento desde que escolheram utilizar uma solução de integração OnBase-DocuSign para assinaturas. Na verdade, dos mais de 5.000 documentos enviados para assinatura no ano passado, aproximadamente metade deles foram concluídos em menos de uma hora. Quase 75% dos documentos foram retornados dentro de um dia, e apenas uma fração levou mais de uma semana para ser concluída.
A Hyland escolheu a DocuSign por sua capacidade de assinatura em nuvem para conciliar viagens executivas e escritórios remotos, mas o fato de o OnBase se integrar facilmente com o DocuSign também é uma grande vantagem. Adicionar assinaturas ao processo não precisava de uma enorme mudança no processo já criado, apenas adicionou uma camada de praticidade a um processo já automatizado.


Adesão executiva
Chris Hyland é um dos executivos frequentemente impactados pelo processo de assinaturas, e é um grande fã da solução automatizada. A flexibilidade e simplicidade da solução eliminou a barreira que as assinaturas normalmente apresentavam no sistema papel e caneta.


“É fácil de usar e incrivelmente eficiente. ” Disse o EVP e Chief Financial Officer. “Eu a utilizo todos os dias. ”


Ao invés de ir atrás de assinaturas, a equipe jurídica está sendo capaz de focar nas demandas crescentes que vêm com a expansão da empresa. Eles gostam de como é fácil enviar um documento ao DocuSign pelo OnBase, rastrear o progresso do documento, e por fim completar o ciclo de assinaturas em uma fração do tempo.


Noreen Kilbane, EVP e Chief Administrative Officer na Hyland, valoriza o processo rápido porque ele impulsiona os negócios em um ritmo mais veloz.

 

“O uso da Integração OnBase para DocuSign® eSignature removeu um dos gargalos em nossos processos de venda/compra, ” ela disse. “Eu posso fisicamente estar em qualquer lugar e a qualquer momento e ter a capacidade de assinar documentos. ”. 


Para mais informações sobre OnBase e DocuSign e como eles podem otimizar seus processos de assinaturas, visite onbase.com/docusign.