Como o software de gestão de contratos afeta positivamente seu resultado final

POR BECCA TOTH · 01/06/2016 | TRADUÇÃO RAFAELA PROVENÇALE · 19/12/2018

A maioria das pessoas pensam que gestão de contratos é um processo simples: assinar o contrato e colocá-lo em um gabinete de arquivos. E é por esse motivo que sempre é uma surpresa quando vendedores ligam ou enviam um e-mail para renovar.


Estes dias se foram. O mundo dos negócios é muito competitivo. Você precisar obter mais valor de seus contratos ficando acima deles, renegociando quando tiver oportunidade e se beneficiar com descontos por pagamentos antecipados.


Isso não acontecerá se as partes interessadas não estiverem cientes dos detalhes.


Gestão de contratos: um processo contínuo 
Para sua organização obter a maioria de seus investimentos, é necessário capturar todos os benefícios de seus contratos. Para isso, comece a pensar no processo de gestão de contratos como algo contínuo, não apenas uma tarefa única. À medida que renovações de contratos se aproximam, você terá uma perspectiva para avaliar novos fornecedores e uma capacidade de renegociar termos para obter os melhores acordos possíveis.


Sem um sistema de ciclo fechado ou uma abordagem de ciclo de vida para gestão de contratos, você perde grandes oportunidades de descontos e aforros. Na verdade, alguns contratos podem renovarem-se automaticamente sem revisão ou renegociação, prendendo-o aos termos que favorecem o fornecedor.


Muitas empresas desperdiçam tempo e energia negociando os termos de contratos, mas falham ao economizar, pois pessoas que não estavam na negociação desconhecem as obrigações. Além disso, os fornecedores podem não atender essas obrigações ou não honrar os compromissos de determinação de preços.


Mas como você saberia – ou provaria – se não encontrar o contrato? Por isso a gestão de contratos é importante.

Usando ECM e workflow para manter-se no topo

 

Um bom método para ficar no topo de seus processos de contratos é utilizar uma solução ECM (enterprise content management) que inclua o software de gestão de contratos. A solução certa o capacitará para criar processos automatizados que permitam localizar, acessar, armazenar e compartilhar contratos com facilidade -  tendo acesso do início ao fim. Assim que uma nova solicitação de contrato for preenchida, a solução ECM irá criar e rastrear o contrato para esse ciclo de vida inteiro.


Soluções poderosas de ECM incluem o software de workflow que notifica automaticamente as pessoas certas quando os contratos estiverem perto da data de renovação ou rescisão. A visibilidade ampliada para as relações com fornecedores fornece a capacidade de tomar decisões baseadas em informações atualizadas, oferecendo vantagem sobre descontos e incentivos para renovações antes de os contratos vencerem.


A solução certa de ECM também será capaz de abranger toda a organização, auxiliando desde gestão de facilities até gestão de contratos de TI. Todos que precisam de acesso aos contratos podem tê-los através de poucos e simples cliques do mouse, então fica nítido quais são as suas responsabilidades, dos fornecedores e se as estruturas de preços estão sendo cumpridas.

 

Gerenciar de forma proativa seus contratos oferece práticas consistentes de negócios, assegura a contabilidade e auxilia no cumprimento de regulamento da indústria. Isso também significa que você está capturando os descontos e os preços que gastou todo esse tempo e energia negociando - e isso ajuda no resultado final.