A ideia central de ter um sistema de ECM é poder acessar suas informações de forma rápida e fácil. Além disso, todos que precisam acessar esse conteúdo devem poder acessá-lo facilmente e de qualquer lugar. Numa solução ideal de ECM, a interação com o usuário deve ser:
- Personalizada. O software de ECM deve ser intuitivo. A interface de ECM deve permitir personalização para que cada usuário possa trabalhar em seu estilo preferido. Quando os usuários podem personalizar a interface, tornando os documentos, formulários, processos de negócios e relatórios imediatamente disponíveis, eles trabalham de maneira mais eficiente.
- Integrada. Com frequência, o aplicativo principal dos seus usuários não é o sistema de ECM. Quando precisam acessar o conteúdo do sistema de ECM relacionado às informações de outro sistema, eles não deveriam ter que lidar com dois aplicativos. Garanta que o seu sistema de ECM esteja integrado a outros aplicativos, como Outlook, SharePoint, Office, sistemas de ERP e todos os outros aplicativos essenciais aos seus processos de negócio.
- Móvel. A sua solução de ECM deve permitir que as informações estejam disponível em dispositivos móveis e tablets. Esse requisito é essencial, pois o acesso instantâneo à informação, a partir de qualquer lugar, tem um impacto significativo na produtividade. Os processos não têm que ficar parados até que as pessoas voltem ao escritório.
- Offline. Você tem profissionais externos que sofrem com o acesso irregular e não confiável à rede? Assegure que o seu sistema de ECM lhes dê a capacidade de capturar fotos e recuperar, criar e atualizar documentos e formulários. Você reduz tempo e esforço empregados na digitação de dados quando o usuário volta ao escritório, pois todas as informações são sincronizadas automaticamente no momento em que houver conexão à rede.
- Abrangente. É ótimo que você tenha acesso a todas as suas informações, mas e os seus clientes e outros interessados? Aprimore o serviço ao cliente permitindo que os seus clientes enviem formulários, monitorem status e acessem documentos online. Você também elimina tempo e dinheiro gastos na impressão e envio de documentos e formulários.