Principais razões para mudar de software de ECM

Há várias razões para substituir uma solução de gestão de conteúdo empresarial (ECM) em uso, inclusive o desejo de reduzir custos, alinhar os investimentos de TI, ganhar novas eficiências e mitigar os riscos técnicos e de negócio que podem ser causados por uma solução obsoleta e ineficiente.

  • Muitas vezes, o sistema com o qual você pôde contar durante anos agora é muito caro ou tem manutenção muito complexa. Sejam os custos administrativos pesados, os serviços terceirizados de alto custo, as despesas de programação customizada ou as taxas anuais de suporte e manutenção, manter um sistema obsoleto ou que já não atende as suas necessidades eleva o custo total de propriedade (TCO) da solução legada. O custo de ativação é apenas uma pequena fração do TCO durante a vida útil de uma solução. Se a solução de ECM legada continua a adicionar custos sem adicionar valor, a conversão torna-se uma boa opção.
  • Além de reduzir os crescentes custos, a conversão também pode ajudar a alinhar sua solução de ECM com outros investimentos estratégicos em tecnologia. Estabelecer uma comunicação eficaz entre vários sistemas pode ser impossível quando a sua solução de ECM é executada em uma plataforma obsoleta, que não se conecta facilmente a outros sistemas essenciais, tais como seu ERP, EMR, sistema de informação escolar, sistema de gerenciamento de sinistros ou outros aplicativos de negócios.
  • E se o seu sistema atual não oferece os recursos que a organização necessita ou a sua solução já não pode acompanhar o crescimento da organização, a mudança é uma oportunidade de ganhar novas funcionalidades como fluxo de trabalho, captura de imagens, gerenciamento de registros ou integração com sistemas de email ou dispositivos móveis. Sem essas funcionalidades, os processos de negócios não podem evoluir.

Se o seu fornecedor já não oferece melhorias de produto significativas para a sua organização e o plano de lançamentos do produto não se alinha mais às suas necessidades, seu sistema legado precisará de soluções alternativas que tomam tempo e aumentam ainda mais o já crescente custo total de propriedade. Mudanças e o crescimento da organização podem impactar o desempenho e a escalabilidade da solução de ECM em uso, assim como a maneira que a sua organização conduz os seus negócios.

Ao mudar o sistema de ECM você terá a oportunidade de encontrar uma solução que se adapte melhor às necessidades atuais da sua organização e que lhe ajude a planejar para o futuro com um plano de lançamento de produtos claramente definido que evolua com a sua empresa para atender as suas necessidades específicas.

A solução deve vir de um fornecedor de ECM experiente, que tenha um firme foco na pesquisa e desenvolvimento do produto e conte com uma equipe interna especializada em conversões de bancos de dados, com ferramentas e tecnologias de conversão comprovadas.

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