Economize dinheiro: Como ECM se converte em ROI

Para muitas empresas, o investimento de capital em uma solução de gestão de conteúdo empresarial (ECM) é uma despesa significativa. E como em qualquer investimento de capital, você quer saber que o que você está comprando se pagará por si mesmo. ou seja, gerará um retorno sobre o investimento (ROI).

Uma solução de software de ECM possibilita economia de custos básicos que rapidamente se acumulam, tais como a redução do consumo de papel, a disponibilização do espaço onde se armazenam os documentos físicos (arquivos físicos e caixa de papelão). Possibilita também a eliminação de outros serviços, inclusive o armazenamento físico externo, custos de mensageiro e transporte e criação de microfichas e filmes.

Por exemplo, um cliente no setor de fabricação implementou uma solução de software OnBase, da Hyland Software, e a integrou com a sua solução SAP para atender as necessidades da área de contas a pagar. Além do aumento na velocidade de processamento das faturas e da resolução mais rápida de problemas, eles reduziram os custos de papel, do processamento manual e do armazenamento físico em cerca de US$ 8.000 por mês.

Outras maneiras em que ECM produz impacto:

  • Obtenção de descontos por pagamentos antecipados nas faturas a pagar
  • Garantia de que descontos contratuais previamente negociados sejam aplicados durante o período de validade do contrato
  • Eliminação de pagamentos duplicados a fornecedores
  • Resolução de problemas na primeira ligação recebida, dispensando métodos de pesquisa ineficientes ou uma segunda ligação para solucionar o problema
  • Demonstração e comprovação de conformidade com as normas do setor que, caso não cumpridas, resultariam em multas

Mas espere um minuto. E o custo total de propriedade?

Embora o preço seja um fator muito importante, como se determinaria o custo total de propriedade (TCO) da sua solução?

O que importa não é somente quanto a solução de ECM custará hoje (custo de implementação). Quanto ela custará no futuro (custo de alterações, manutenção, integrações, atualizações)?

Os aplicativos de negócios (ECM, ERPs, CRMs, etc.) são bens de alto valor. Eles são utilizados diariamente em toda a organização durante cinco a quinze anos.

Basear o TCO da sua solução de ECM somente nos custos de implementação é como estimar o custo de criar um filho com base na primeira conta do hospital. Um evento que ocorre uma só vez não pode indicar o custo total.

Ao comprar uma solução de ECM, você deve basear o valor dela não somente no que é necessário para adquirir a solução, mas também no que será necessário para assegurar que a solução traga valor no longo prazo. Pergunte-se:

  • Que recursos serão necessários para que a solução opere com o seu potencial máximo?
  • À medida que a sua solução de ECM for expandida para outros departamentos e a sua empresa crescer, você terá a capacidade de expandi-la você mesmo ou terá que pagar para que o provedor faça as alterações?
  • Quanta personalização será necessária para alterar ou atualizar a solução? E para integrá-la a outros aplicativos?

Ao determinar o custo total de propriedade, é necessário considerar também a capacidade do produto. Uma solução de ECM flexível, que tem uma ampla gama de funcionalidades e é fácil de configurar com pouca ou nenhuma programação personalizada, é muito mais econômica de manter. Oferece também um maior valor no longo prazo porque você já terá as funcionalidades quando precisar delas. Você não terá que gastar tempo ou dinheiro para personalizar a solução ou encontrar um novo produto que ofereça as funcionalidades que estão faltando.

Os responsáveis pelas decisões tecnológicas devem não somente encontrar a solução ideal, mas devem também encontrar uma solução que não pese no seu orçamento com o passar do tempo. Uma solução de ECM com um baixo custo total de propriedade permite que você invista em outros projetos, em vez de simplesmente pagar pela manutenção dos aplicativos existentes.

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