Agilize os processos de negócios com uma solução de software de ECM flexível

A eficiência dos processos de negócios da sua empresa é vital para o seu sucesso e para a estabilidade dos seus lucros. Seja em termos de resultados globais, seja em termos da eficiência dos funcionários, a maneira em que as suas informações são transmitidas a toda a empresa sem dúvida tem um grande impacto.

Uma solução estratégica de gestão de conteúdo empresarial (ECM) como o OnBase deve agilizar os seus processos e, ao mesmo tempo, ser flexível o suficiente para atender as necessidades específicas da sua empresa.

Muitos dos desafios que você enfrenta são específicos ao seu setor. Para vencê-los, é necessário ter mais do que somente peritos em tecnologia. Você precisa de profissionais que sejam peritos no seu setor, que tenham experiência em organizações como a sua e entendam os seus desafios específicos.

A diferença no processo de negócios
Foi o que ocorreu com a Seguros de Occidente (Occidente), uma companhia de seguros de renome mundial sediada na Cidade de Guatemala, na Guatemala. A seguradora desejava ganhar maior participação no mercado e passar à frente da concorrência. A empresa já usava o OnBase com êxito para gerir eletronicamente os processos de negócios, mas os líderes da Occidente sabiam que não estavam aproveitando todo o potencial da solução. A Occidente precisava criar um plano de curto e de longo prazo para o aperfeiçoamento contínuo dos processos e dos sistemas.

Assim, a empresa contatou os especialistas da Hyland Software nesse setor e os membros do nosso Grupo de Soluções Empresariais (ESG, Enterprise Solutions Group). O ESG ofereceu à seguradora um roteiro detalhado e documentado, o que ajudou a empresa a desenvolver uma compreensão mais profunda sobre os aperfeiçoamentos que precisava fazer nos processos, em que lugar e por quê. A Occidente possibilitou aos funcionários utilizar melhor os aplicativos instalados para tornar as tarefas diárias mais eficientes e econômicas, o que resultou na redução do tempo gasto na emissão de novas apólices e processamento de sinistros.

Qual foi um dos resultados principais? Estratégias práticas para atender as necessidades de curto e longo prazo.

"A principal recomendação da Hyland foi que criássemos um comitê de ECM", afirma Marta Julia Fernandez, gerente de projetos de TI. "Também nos orientou sobre como facilitar a transição da equipe do ambiente de papel para o eletrônico, para que tivéssemos uma execução mais ágil". 

Trabalho enfocado e de alto valor

É possível que os processos de negócios atuais não estejam documentados e, portanto, que os funcionários não possam adotá-los e não tenham autonomia para realizar o trabalho necessário. Além disso, os processos atuais podem ter funcionários de alto valor e alto custo realizando tarefas que, apesar de necessárias, são repetitivas e de baixo valor.

Muitos dos seus processos de negócios envolvem aplicativos que você usa todos os dias (email, por exemplo) ou os seus aplicativos centrais (ERP, sistemas de informação escolar, entre outros). Tome a dianteira. Integre a sua solução de ECM a esses aplicativos centrais, eliminando assim as informações isoladas e aproveitando melhor os investimentos já feitos em tecnologia.

A atividade de aprimoramento dos seus processos de negócios deve também incluir a identificação de potenciais riscos ao cumprimento de requisitos de conformidade e regulamentações. A sua solução de ECM deve oferecer funcionalidades intuitivas para ajudar a cumprir esses requisitos.

Processos incoerentes e ineficientes resultam em demora na tomada de decisões e em decisões tomadas com base em informações incompletas, o que gera baixa produtividade e perda de lucros, além de aumentar os riscos de incumprimento de requisitos de conformidade e regulamentações.

A tecnologia e a estratégia de ECM nas quais você investe devem assegurar que os processos dos quais você depende diariamente sejam eficientes e eficazes e deem mais autonomia aos seus usuários.

Gartner Magic Quadrant