Aumente a produtividade dos funcionários com a automatização de processos de negócios e ECM

Sempre contamos a história de um cliente que, antes de implementar um sistema de gestão de conteúdo empresarial, tinha uma maneira curiosa de mover arquivos dentro da empresa: um funcionário de período integral em um carrinho de golfe.

É verdade. Os departamentos desse cliente do setor governamental estavam distribuídos em vários prédios. Se um arquivo – fosse ele relacionado a impostos, leis ou recursos humanos – precisasse ser movido de um departamento para outro, o funcionário entrava no carrinho de golfe e levava o arquivo até o local de destino. Essa era a função dele.

Isso é a própria definição de atividade que não agrega valor.

A maioria das organizações tem algum tipo de atividade de baixo valor agregado. Com frequência, essas atividades consistem em levar papel de uma pessoa para outra. Esse era o caso de uma empresa de serviços financeiros que estava crescendo rapidamente. À medida que o número de membros aumentava, as pilhas de papel também cresciam – solicitações de empréstimos, cadastros de membros e outros documentos.

Toda essa papelada era armazenada fisicamente na sede da empresa. Sempre que um funcionário de uma agência precisava acessar o cadastro de um membro – enquanto o membro aguardava no guichê do caixa – alguém na sede tinha que procurar o arquivo, achar o documento certo dentro do arquivo e enviar o documento para a agência por fax.

Pare um minuto e pense nisso. Pense no tempo desperdiçado em atividades manuais como ligar para o escritório central, encontrar alguém para recuperar o arquivo, o tempo gasto recuperando e enviando o arquivo por fax e depois revisando o fax.

Agora pense no cliente no guichê do caixa e em como essas atividades manuais afetam o tempo de serviço e a satisfação do cliente.

Os líderes dessa cooperativa de crédito sabiam que a remoção dessas atividades manuais eliminaria o tormento com a papelada. Mais importante ainda, melhoraria radicalmente o serviço ao cliente. Com uma solução empresarial de gestão de conteúdo que se integrou facilmente ao sistema central da empresa, eles conseguiram exatamente isso.

Agora, os funcionários têm acesso instantâneo aos arquivos e informações sobre os membros. O tempo que antigamente era gasto em ligações, fax e espera (as atividades de baixo valor) agora é gasto em ajudar os clientes a atingir suas metas financeiras (atividades com maior valor agregado).

Essa instituição de serviços financeiros usa uma ferramenta de gestão de fluxo de trabalho para fazer isso. A ferramenta processa o trabalho automaticamente de forma segura e é facilmente configurada para atender a condições de negócios que mudam rapidamente. Somente as pessoas certas, no momento certo, podem acessá-la. Ela aprimora o serviço ao cliente com tempo de resposta mais rápido, reduz custos porque libera a equipe das tarefas manuais e ajuda a reforçar práticas de negócios coerentes, que asseguram responsabilidades e conformidade.

Quer começar a construir sua solução de ECM? Você pode. A melhor solução empresarial de gestão de conteúdo começa pequena e se expande para acompanhar o negócio. Por que não começar com gestão de registros e integrações de software?

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