Você está preocupado com questões de conformidade? Como ECM pode ajudar a sua empresa a permanecer em conformidade com os regulamentos

Com os níveis crescentes de auditorias obrigatórias e regulamentos de conformidade, internos e externos, a capacidade de rastrear documentos nunca foi tão importante.

Um bom exemplo é a recente reformulação do sistema de segurança de alimentos dos EUA, que pede um aumento das inspeções governamentais nas instalações de processamento de alimentos e dá à Administração de Alimentos e Medicamentos (FDA) o poder de determinar o recolhimento obrigatório de alimentos não seguros. Parte desse processo de recolhimento exige que os fabricantes forneçam à FDA acesso remoto à sua documentação e registros essenciais para efeitos de investigação e auditoria.

Para produtores de alimentos cuja gestão de documentos é desorganizada e dispersa, isso é um pesadelo que pode representar um desastre para os negócios – desde redução de receita até o fechamento de instalações. Afinal, um recolhimento imposto pela FDA pode custar milhões de dólares.

Um sistema de gestão de conteúdo empresarial (ECM) bem elaborado oferece tranquilidade e facilita auditorias e outros requisitos de conformidade. De fato, a maioria das organizações industriais realizam economias principalmente com a redução dos custos de auditorias existentes, incluindo o acesso remoto seguro a documentos essenciais, após implementar uma boa solução de ECM.

Além disso, a solução certa de gestão de registros administrará a duração da retenção e a eliminação final dos documentos. Em outras palavras, se o seu documento tiver uma data de vencimento, ele será automaticamente eliminado na data estabelecida (ou você receberá um email notificando que é hora de eliminar o documento e você poderá revisar e aprovar a eliminação).

Outros benefícios:

  • Melhora a adaptação a mudanças nos regulamentos de conformidade e envia atualizações instantaneamente
  • Armazena e comunica alterações sem copiar ou distribuir as mesmas
  • Oferece um painel com uma visão geral da conformidade e segurança para os responsáveis pela conformidade, de maneira a reduzir os riscos em tempo real
  • Gerencia a retenção dos documentos armazenados de acordo com regras predefinidas, assim mantendo a conformidade e minimizando os riscos legais
Gartner Magic Quadrant