Mantenha o controle sobre todas as suas informações

Sobrecarga de papéis é uma coisa. Sobrecarga de informações é outra. Definitivamente, papel é algo que a maioria das organizações quer eliminar.

As informações, por outro lado, são vitais para uma empresa competitiva. Quanto mais, melhor. Mas não se estiverem desorganizadas, mal arquivadas ou se documentos essenciais desaparecem.

Quando falamos sobre documentos essenciais, estamos nos referindo a qualquer coisa que seja importante para a organização. Se o seu setor é o de serviços financeiros, a documentação sobre os empréstimos e as hipotecas é primordial. Para aqueles no setor de seguros, qualquer documento relacionado a um sinistro e ao processamento de sinistros é fundamental, tanto para os resultados financeiros quanto para o serviço ao cliente. Assistência médica? Tudo o que envolve o paciente. E qualquer que seja o tamanho da sua empresa, os registros relacionados aos funcionários e os documentos sobre as políticas da empresa são vitais para o departamento de recursos humanos.

Imagine o caos se qualquer elo da cadeia de informação for perdido. E não estamos falando apenas sobre os arquivos de papel. Os arquivos eletrônicos, como emails, planilhas e documentos Word, quando descentralizados, mal organizados ou difíceis de recuperar, podem resultar em retrabalho e perda de tempo e produtividade.

A Secretaria de Habitação e Finanças do Colorado (CHFA, Colorado Housing and Finance Authority) conhece muito bem esta questão. Lutando contra uma montanha de papéis (os arquivos de projeto tinham até 300 páginas ou mais), a CHFA se beneficiou com o gerenciamento de registros simples após implementar uma solução de gestão de conteúdo empresarial. O tempo gasto para recuperar arquivos de projeto passou de doze minutos a, no máximo, dez segundos, o que triplicou a produtividade da equipe. O tempo gasto em auditorias passou a ser medido em horas, não em dias. E a CHFA já não se preocupa com o extravio de documentos.

Por que? Porque uma solução de ECM transacional possibilita a gestão de todo o ciclo de vida dos documentos, da entrada até a destruição. Os documentos são armazenados em um repositório único, podem ser pesquisados e, com a solução certa, são automaticamente vinculados à conta, cliente, paciente ou funcionário adequado.

Além disso, os documentos externos ao mundo eletrônico, como documentos de solicitação de empréstimo, fichas físicas e amostras de pacientes, também são gerenciados.

Em resumo, a sua solução de ECM deve proporcionar a transparência das suas informações, eletrônicas ou não, e permitir o rastreamento fácil dos documentos críticos à empresa.

Forrester