Como lidar com o excesso de documentos de papel

No ambiente de negócios, em que momento o uso de papel passa a ser excessivo? Muitas vezes, a resposta é subjetiva. Para alguns, uma pilha de arquivos na caixa de entrada já é demais. Para outros, o limite é um escritório cheio de arquivos físicos que poderia ser melhor utilizado.

E milhares de arquivos em papel espalhados em vários departamentos? E um processo de negócio que atrapalha o atendimento a pacientes? Esse era o problema de um cliente da Hyland, que atua na área de assistência médica. Tomara que seu problema com documentos em papel não seja tão sério!

No entanto, não nos surpreenderia se fosse.

Documentos, em forma de propostas, currículos, recibos, ordens de trabalho, faturas, contas e muito mais, consomem tempo de toda a organização devido à maneira em que a organização interage com eles. Recursos humanos, contas a pagar, contas a receber, gestão das instalações – até mesmo o cálice sagrado de todas as empresas, o serviço ao cliente – são impactados pela forma com que os documentos são tratados. Para uma empresa que está apenas tentando permanecer competitiva, o processamento lento, a dificuldade na recuperação de arquivos, as informações incompletas e o trabalho duplicado severamente reduzem a produtividade e tornam o serviço ao cliente um pesadelo.

Além disso, papel ocupa espaço. Um cliente da Hyland, a TCP Inc., fabricante de dispositivos de iluminação com baixo consumo de energia, guardava arquivos num depósito usado para armazenar produtos. Como os arquivos eram empilhados, quando um empregado necessitava recuperar documentos, tinha que pedir ajuda a um funcionário do depósito autorizado a operar a empilhadeira. O processo não só consumia o tempo do empregado em uma tarefa que não agregava valor, mas também interrompia o fluxo de trabalho normal do funcionário do depósito.

Depois de implementar uma solução de gestão de documentos para reduzir o consumo de papel, a TCP eliminou etapas improdutivas dos seus processos administrativos e operacionais. Criou um processo de entrada de pedidos sem o uso de papel, eliminou a necessidade da impressão anual de 125.000 itens em papel, reduziu em cinco dias o prazo médio de recebimento e economizou o equivalente a quatro funcionários de período integral em horas de trabalho.

Sejamos realistas. Nenhuma solução de gestão de conteúdo empresarial eliminará completamente o uso de papel na sua empresa. Sempre haverá papel. Mas você não precisa se sentir inundado pela enorme quantidade de informações que a sua organização utiliza.

Uma solução de gestão de documentos racional e fácil de usar pode coletar, organizar e indexar uma enorme quantidade de documentos e informações, proporcionando uma visualização centralizada de 360 graus que possibilita decisões inteligentes.

Se você está pronto para saber mais, podemos começar a criar a sua solução de ECM! Não se preocupe. Podemos começar pequeno. E devemos começar com a gestão de documentos!

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