Trabalhando com várias versões de documentos

Se uma equipe da sua empresa fosse vender um produto ou serviço, poderia ter sucesso se cada representante de vendas trabalhasse com uma lista de preços diferente? Ou se alguns deles utilizassem contratos ou formulários de pedidos obsoletos?

Seria simplesmente impossível. Ou muito esforço seria necessário para manter-se à frente da competição. Agregue ainda questões jurídicas e de conformidade, além de diferentes versões de documentos "finais". Esse tipo de problema ninguém quer.

Com uma solução de gestão de conteúdo empresarial (ECM) que permite a gestão de documentos e o controle de versão/revisão, isso já não será um problema. Com uma implementação bem elaborada, grandes e pequenas empresas podem centralizar a gestão de alterações de documentos de negócios e oferecer sincronização offline para usuários remotos, assegurando que todos acessem a versão mais atualizada de um documento.

Imagine, por exemplo, uma grande organização como um hospital. Não tendo um padrão para a divulgação de políticas, com frequência a equipe do laboratório poderia perder o anúncio de uma nova política ou a atualização de uma política antiga. Com a solução OnBase, da Hyland Software, as políticas são armazenadas e monitoradas em um repositório central. O hospital pode assim acompanhar quando e qual diretor médico assinou a política, e os novos funcionários com certeza terão as versões mais recentes de todas as políticas que precisarem ler.

Além disso, se uma política precisar de revisão, um rascunho pode ser roteado para a pessoa certa para que possa ser revisado. Quando o texto da política está finalizado, o sistema a envia para o diretor médico para aprovação. Após 11 meses, a solução envia um lembrete da necessidade de revisão anual ao responsável pela política. Dessa forma, a equipe não precisa se preocupar em monitorar quais políticas precisam ser revisadas e não precisa esperar por aprovações lentas como as aprovações de documentos em papel. As políticas são atualizadas sempre na hora certa, e o hospital se mantém em conformidade com as normas.

Isso é fundamental, pois o hospital precisa estar preparado para ser auditado pelas entidades regulamentadoras.

O maior benefício de poder gerenciar a criação, revisão e distribuição de documentos críticos ao negócio é exatamente esse: a habilidade de gerenciar a criação, revisão e distribuição de documentos. Não há mais confusões causadas por clientes ou consumidores trabalhando com versões antigas. Não há a preocupação de que anotações importantes desapareçam junto com o papel em que foram escritas. Tudo isso, além da capacidade de garantir a uniformidade de documentos e a exatidão das palavras-chave.

Forrester