Captura

A sua solução ECM deve ser capaz de capturar qualquer tipo de arquivo em qualquer local e automaticamente classificar os documentos. A solução ideal de ECM deve:

Capturar todos os tipos de arquivos

O valor da ECM vai muito além da digitalização. A sua solução deve ter a capacidade de capturar todos os seus dados importantes, estejam eles em papel ou em formato eletrônico, em um único sistema.

A sua solução de ECM deve preservar o tipo de arquivo nativo em vez de padronizar todos eles em um formato proprietário. A padronização limita o que você pode fazer com a informação no futuro e impede a utilização dos recursos dos aplicativos que criaram os documentos, tais como Microsoft Word, Excel e CAD, entre outros.

Capturar em qualquer local

A sua solução de ECM deve oferecer a flexibilidade de capturar altos volumes de documentos no local onde são recebidos ou criados, o que permite que você economize tempo e evite os custos relativos a transporte. Você nunca deveria precisar enviar os documentos a um local central, mas sim, simplesmente digitá-los e carregá-los no sistema. É para isso que existe a Internet!

Classificar documentos automaticamente

A maior despesa na sua organização está relacionada às pessoas, não ao software. Cada documento que você importa deve ser classificado e indexado. Seu fornecedor de ECM deve oferecer várias opções econômicas para ajudar a reduzir essa tarefa manual. A sua solução de ECM não deve exigir um grande volume de trabalho manual para apenas carregar os documentos no sistema.

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