Gestão

ECM promete otimizar os seus processos e promover a eficiência eliminando o desperdício de tempo.  Isso vai além da automatização de algumas decisões simples. A solução ideal de ECM deve:

Automatizar processos estruturados

Uma solução de ECM deve automatizar processos repetitivos e previsíveis.  Certos processos, tais como contas a pagar, contas a receber e contratação de funcionários, têm resultados padronizados.  Normalmente, esses processos têm tarefas repetidas que podem ser automatizadas com base em decisões lógicas.  O roteamento de documentos para a pessoa certa, a verificação dos limites de aprovação estabelecidos e a geração de documentos com base nas decisões tomadas são operações que podem ser automatizadas.

Você deve buscar uma solução de ECM que lhe permita criar essas soluções sem a necessidade de programação.  Seu fornecedor de ECM deve oferecer uma ferramenta de design intuitiva e visual para permitir que você mesmo crie esses processos. 

Consolidar suas informações não estruturadas

Os documentos não são as únicas fontes importantes de informação.  Quando exceções ocorram nos seus processos padronizados, é preciso capturar as informações geradas.  Anotações e lembretes, considerações para a tomada de decisões e a correspondência com clientes são exemplos dessas exceções.  Se você não conseguir gerenciar tudo isso no seu sistema de ECM, essas informações importantes ficarão espalhadas em planilhas, caixas de entrada de emails, bancos de dados Access e notas em Sticky notes.

Você precisa garantir que seu sistema de ECM permita capturar e gerenciar TODAS as informações relacionadas a um processo de negócio, não apenas os documentos associados a ele.

Facilitar a gestão de casos

Muitos processos baseados em caso não são completamente padronizados ou previsíveis.  Para determinar qual é a etapa seguinte e quem é responsável por ela, esses processos dependem do conhecimento técnico e das decisões de pessoas qualificadas.

A sua solução de ECM deve oferecer soluções de gestão de casos que permitam que os funcionários decisores tratem de problemas e exceções importantes (os casos) que são únicos ou difíceis de prever. Um sistema central único permite que você tenha uma visão de 360 graus de todas as informações relacionadas aos casos, como registros de dados, documentos, formulários e histórico, ligações telefônicas, atualizações, opiniões, tarefas e eventos.

Com todas as informações relacionadas a um caso – anotações, observações, dados, email e mais – gerenciadas no mesmo aplicativo que os seus outros processos padronizados, nada é perdido. As informações relevantes estão disponíveis instantaneamente para quem precisar, e você tem um histórico de auditoria, caso necessário. 

Gartner Magic Quadrant