Integração

A sua solução de ECM deve integrar-se a TODOS os seus aplicativos essenciais.  A integração com outros aplicativos facilita a transição para o novo software, elimina a necessidade de alternar entre telas para encontrar a informação correta e reduz os erros decorrentes da entrada de dados manual. 

A integração com a solução ideal de ECM deve:

  • Dispensar o uso de código customizado. A sua solução de ECM deve poder integrar-se rapidamente a todos os seus outros aplicativos, o que deve levar apenas algumas horas, não semanas ou meses.  Alguns produtos de ECM exigem código customizado para criar pontos de integração.  A codificação customizada é cara, demorada e tem que ser revista sempre que o aplicativo for atualizado.
  • Ir além da recuperação de documentos.  Embora recuperar informações e documentos relacionados diretamente de outros aplicativos seja de extrema importância, a sua análise deve ir além da recuperação de documentos.  Pergunte-se por que seus usuários estão recuperando determinados documentos.  Em geral, eles precisam dos documentos para responder a uma pergunta ou pesquisar sobre um problema.  A solução de ECM ideal torna seus usuários ainda mais eficientes: automaticamente preenche formulários eletrônicos, dá início a fluxos de trabalho, imprime folhas de rosto com código de barras e compõe documentos dinamicamente, tais como cartas de oferta de emprego e apólices.
  • Sincronizar dados nos bastidores em tempo real. As informações armazenadas no seu sistema de ECM estão relacionadas a transações e dados em outros sistemas.  Garanta que os seus sistemas permaneçam sincronizados em tempo real com troca de dados bidirecional.  Isso elimina a entrada de dados duplicados e é fundamental para assegurar decisões coerentes, independentemente do sistema que o usuário consultar.
Gartner Magic Quadrant