Revise e assine os seus documentos

Quando os seus documentos estão armazenados em compartilhamentos de arquivos, caixas de email e computadores pessoais, os seus funcionários normalmente usam seus próprios métodos improvisados para controlar as revisões destes documentos. Eles podem mudar os nomes dos arquivos e salvá-los em locais diferentes, tornando um pesadelo gerenciar estes documentos.

Se os seus processos de negócios exigem que documentos sejam assinados, é difícil obter assinaturas físicas em documentos digitais e garantir que o documento digital não foi alterado depois de ter sido aprovado.
Com as ferramentas do OnBase, controlar revisões e assinar documentos digitais se tornam tarefas fáceis.

EDM Services

É importante saber quem está revisando os documentos essenciais do seu negócio e rastrear todas as alterações feitas nos arquivos. Com mudanças constantes no conteúdo, pode ser difícil assegurar que os usuários estejam acessando somente o documento mais atualizado. O OnBase pode ajudá-lo a garantir que todos os seus funcionários – até mesmo os funcionários remotos – sempre trabalhem com a versão mais recente de imagens e documentos do Microsoft Office.

Com o OnBase, é fácil controlar versões e revisões feitas por vários editores.

Digital Signatures

Para atender a requisitos legais, com frequência será necessário obter confirmação de leitura de certos documentos e certificar-se de que as assinaturas em documentos não são falsificadas e não foram alteradas após os documentos terem sido confirmados.

O OnBase pode ajudá-lo a eliminar o risco de alterções fraudulentas nos seus documentos. Confirmações eletrônicas são facilmente rastreadas por meio de certificados digitais, que garantem a autenticidade, integridade e proteção dos seus documentos assinados após os mesmos serem autorizados.

Interface da almofada de assinatura digital

Se os seus requisitos de conformidade exigem que os seus documentos sejam assinados à mão, você provavelmente está incorrendo em grandes despesas de impressão simplesmente para poder obter essas assinaturas físicas.

O OnBase permite capturar e aplicar assinaturas nos seus documentos e formulários eletronicamente com o uso de uma caneta stylus! Isso garante que os documentos assinados permaneçam seguros e inalterados, eliminando os atrasos e as incorreções de processamento que ocorrem com documentos de papel.

Com o OnBase, você pode obter assinaturas escritas à mão sem ter que lidar com papel.