Captura de emails e faxes para processos mais eficientes

Grande parte das comunicações mais importantes relacionadas às transações do seu negócio está armazenada em caixas de email. Manter controle sobre todas as atividades que ocorrem por email pode parecer uma tarefa impossível por vários motivos:

  • É difícil controlar as mensagens já que várias cópias delas são geradas quando são enviadas ou copiadas a recipientes adicionais ou quando respostas são enviadas a todos os recipientes.
  • É possível que você não tenha a mensagem mais recente da conversa, e as informações que você tem podem não ser as mais atuais.
  • É difícil manter-se em conformidade porque uma vez que a correspondência se complete e se torne parte dos seus registros corporativos, é difícil identificar quais mensagens de email devem ser salvas e quais devem ser eliminadas.

Todo este processo pode ser simplificado com o OnBase. Armazenando os emails importantes no OnBase, você tem controle total sobre as comunicações desde a primeira mensagem enviada. Os emails são roteados para as pessoas corretas, com todas as atividades e toda a documentação da comunicação anexadas a eles. Quando esta correspondência se torna um registro corporativo, nenhum trabalho ou consideração adiconal é necessária porque o OnBase sabe o que deve ser feito.

Veja as opções que o OnBase oferece para gerenciar mensagens de email.

Integrações para MS Outlook, IBM Lotus Notes e Novell Groupwise

As informações contidas em mensagens de email são essenciais para as suas decisões de negócios. Infelizmente, o conteúdo de emails com frequência não está ligado a outros documentos relevantes, o que força o usuário a mudar de aplicativo constantemente para realizar tarefas importantes.

Com o OnBase, o usuário pode trabalhar sem sair do ambiente familiar do seu aplicativo de email. Emails e anexos podem ser capturados quando são recebidos e imediatamente ligados às transações relacionadas, acionando os processos de negócio corretos na hora certa. Os documentos armazenados no OnBase podem ser acessados e as tarefas de aprovação podem ser completadas diretamente do seu aplicativo de email. Isso minimiza a necessidade de treinamento no OnBase e os custos de suporte técnico, ao mesmo tempo que melhora a produtividade do usuário.

Integre o OnBase ao seu aplicativo de email! É fácil de usar, as informações da sua empresa serão interconectadas e você poderá tomar melhores decisões.

Subscription Server

Não é raro que pedidos urgentes de clientes acabem enterrados em várias caixas de email da sua empresa. É praticamente impossível monitorar sempre estas caixas de email, o que pode resultar em oportunidades perdidas devido a atrasos de processamento.

Os emails e anexos capturados instantaneamente no OnBase automaticamente acionam processos de negócios e agilizam o processamento, eliminando atrasos e oportunidades perdidas e aumentando a satisfação do cliente.

Com o OnBase, você não precisa mais se preocupar com o que está espalhado ou escondido nas caixas de email da sua empresa.

Servidores de fax

Quando faxes urgentes não chegam à pessoa correta quando ela precisa deles, o atraso dos processos pode resultar em mau atendimento ao cliente e oportunidades perdidas.

O OnBase automatiza e acelera os processos que dependem de documentos de fax, capturando, classificando e armazenando cópias eletrônicas de faxes relevantes, e assim eliminando os atrasos que poderiam resultar da entrega manual destes documentos. Isso também ajuda a potencializar o investimento feito nos seus servidores de fax e possibilita o accesso imediato a informações que exigem atenção imediata.

O OnBase atualmente está otimizado para integração com Biscom Faxcom e Esker Fax.

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