Digitalização de Grandes Volumes

Para utilizar qualquer sistema de CRM, a sua organização precisa digitalizar muitos documentos de papel. Você precisa digitalizar milhares de páginas de documentos que estão armazenados em caixas ou gabinetes de arquivo, assim como centenas ou milhares de páginas de documentos que você recebe diariamente.

Há duas maneiras de enfrentar este desafio:

  1. Os funcionários da sua empresa podem digitalizar os seus documentos
  2. Você pode terceirizar a digitalização dos seus documentos para uma empresa especializada em digitalização

Opção 1: Digitalizar documentos na sua própria organização

Se você decidir digitalizar os seus documentos, primeiro você precisa saber quantas páginas você precisa digitalizar e quando você precisará dos documentos digitalizados. Uma vez que isso tenha sido decidido, você precisa:

  • Comprar a quantidade necessária de scanners do tipo apropriado
  • Escolher um software de digitalização intuitivo que os seus funcionários achem fácil de usar
  • Contratar e treinar um número adequado de funcionários para:
    • Preparar os documentos para o processo de digitalização (remover grampos, por exemplo)
    • Organizar os documentos em lotes
    • Digitalizar os documentos
    • Indexar os documentos

Com o OnBase, você pode digitalizar os seus documentos onde quer que eles sejam recebidos e enviá-los em formato eletrônico. Para eliminar a necessidade de transportar documentos de papel, tudo o que você precisa é uma conexão com a Internet nas suas filiais.

Production Document Imaging

Se você tem que pagar caro para manter depósitos cheios de documentos de papel e você recebe ainda mais documentos pelo correio todos os dias, você deve estar pensando como poderia capturar todo este conteúdo eletronicamente.

O OnBase lhe dá a capacidade de rapidamente digitalizar, indexar e arquivar grandes volumes de documentos diretamente para o seu sistema de CRM. Com as poderosas opções de pós-captura oferecidas pelo OnBase, este processo pode ser completamente automatizado. Você pode eliminar a entediante tarefa de entrada de dados manual e tornar o seu conteúdo instantaneamente acessível para todos os seus funcionários, acelerando assim o ciclo dos seus processos.

O OnBase oferece capacidades excepcionais de captura de documentos: grandes volumes, alta velocidade, alta eficiência.

Disconnected Scanning

Na economia globalizada atual, muitas empresas operam em vários locais do mundo, onde o acesso à Internet pode ser lento ou instável. O transporte de documentos de papel destes locais remotos para um escritório central onde eles são digitalizados pode também resultar em demora e custos adicionais.

O OnBase pode ajudar a otimizar a sua produtividade, maximizar a sua eficiência e acelerar os seus processos ao capacitar a sua empresa a digitalizar documentos no local onde eles são recebidos. Você tem a flexibilidade de carregar arquivos nos horários em que o acesso à Internet é melhor e elimina os custos e riscos associados ao transporte dos documentos de papel.

Quando os seus documentos são digitalizados imediatamente, os seus processos podem ser concluídos mais rapidamente.

O OnBase também oferece várias opções para automatizar o processo de indexação. Clique aqui para ver essas opções.

Opção 2: Terceirizar as tarefas de digitalização para uma empresa especializada em digitalização

Esta opção exige que você pague uma outra empresa para fazer o seu trabalho de digitalização. Isso significa que você:

  • Não precisa comprar scanners de alta capacidade
  • Não precisa contratar funcionários para operar os scanners
  • Não precisa comprar software para digitalização de grandes volumes

Se você decidir terceirizar o seu trabalho de digitalização, os serviços de digitalização da Hyland Software são uma excelente opção. Digitalizamos os seus documento e os entregamos em formato eletrônico, juntamente com um arquivo que contém os valores de indexação que você especificar.

Os documentos digitalizados podem então ser facilmente importados diretamente para o OnBase através do módulo Document Import Processor.

onbase