Reduza ou elimine a indexação manual

Todos os documentos importados para um sistema de ECM devem ser classificados e indexados. De maneira semelhante ao arquivamento de documentos de papel em gabinetes de arquivos, é necessário uma boa análise preliminar e uma boa organização para que se obtenha um bom resultado. Primeiro é necessário identificar a natureza do documento – se é um currículo, uma fatura, um histórico escolar – e depois selecionar as informações que poderão ser usadas posteriormente para localizar o documento, tais como o nome do cliente, o nome da empresa, uma data ou qualquer outra palavra-chave lógica.

Digitalizar um documento leva poucos segundos, mas indexá-lo pode levar vários minutos já que é necessário examinar o documento, decidir quais palavras-chaves incluir na solução de ECM e então manualmente digitar as informações no sistema. Tudo isso pode tornar o processo de indexação muito lento.

É também importante que estas palavras-chave sejam inseridas corretamente porque, caso contrário, os documentos serão arquivados incorretamente, o que pode atrasar o processo de negócio em uma etapa posterior.

O tempo que leva para indexar documentos e verificar que os valores estão corretos pode tornar esta a parte mais cara de todo o seu processo comercial.

O OnBase foi criado especificamente para ajudá-lo a minimizar os custos decorrentes da indexação manual, reduzindo-a ou eliminando-a completamente.

Captura avançada

Com o OnBase, você pode indexar mais documentos com maior rapidez, menos funcionários e menor custo.

Os documentos e formulários digitalizados são automaticamente indexados, reduzindo assim o número de funcionários necessários para a indexação manual. Os documentos se tornam imediatamente acessíveis aos usuários, o que acelera os seus processos de negócios.

O OnBase minimiza os custos e maximiza os resultados da indexação.

Servidor de reconhecimento de barras

Mesmo com funcionários altamente treinados, a indexação manual de documentos exige muito trabalho e é um processo caro e sujeito a erros.

Com uma única estação de trabalho utilizando o reconhecimento de barras do OnBase para automaticamente separar, classificar e indexar os documentos digitalizados da sua empresa, a necessidade de entrada manual de dados e o número de erros gerados pelo usuário são significativamente reduzidos.

A funcionalidade de reconhecimento de barras do OnBase minimiza os custos e maximiza a eficiência da indexação.

Gerador de código de barras

Com o gerador de código de barras do OnBase, você pode classificar e indexar os seus documentos digitalizados sem passar horas fazendo entrada de dados manualmente. Todas as informações necessárias para a indexação são capturadas diretamente dos sistemas de linha de negócios corretamente e eficientemente com um simples toque de tecla.

O OnBase cria folhas com códigos de barras, o que custa e demora muito menos que fazer repetidamente a entrada de dados manual. Os erros são reduzidos e os ciclos dos processos de negócios são agilizados.

Conjuntos de palavras-chave de preenchimento automático

Apesar de que sempre será necessário digitar alguns valores de indexação, os conjuntos de palavras-chave de preenchimento automático podem reduzir dramaticamente a quantidade de tempo gasto com a indexação de documentos. Com frequência você terá que indexar documentos com valores de palavras-chave idênticos. Por exemplo, quando vários documentos estão relacionados a um mesmo cliente, todos os documentos terão valores de indexação em comum, tais como ID do cliente, nome, código postal e número de telefone.

Quando conjuntos de palavras-chave de preenchimento automático são utilizados no OnBase, as palavras-chave compartilhadas são inseridas somente uma vez, seja no OnBase ou em outro sistema, e são então reaproveitadas para a indexação dos documentos subsequentes. Durante o processo de indexação, o OnBase exige somente que o primeiro valor seja inserido. Os valores compartilhados são então preenchidos automaticamente, de maneira que você não tem que digitá-los repetidamente.

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