Gerenciamento de documentos

Trabalhe eficientemente com os seus documentos

Uma vez que todas as suas informações sejam capturadas no OnBase, você pode melhorar a eficiência usando ferramentas que simplesmente não existem no mundo de documentos de papel. 

Revisões

Com um histórico de revisão permanente, o OnBase permite rastrear todas as modificações feitas em qualquer documento. Você saberá quais funcionários estão editando os seus documentos e poderá certificar-se de que os usuários acessem somente as versões mais atualizadas dos documentos.

Assinaturas

Há várias ferramentas disponíveis para assinar documentos eletronicamente no OnBase. 

  • Assinaturas manuais - Capture e aplique assinaturas eletronicamente em seus documentos e formulários com uma caneta stylus ou tablet.
  • Assinaturas digitais - Rastreie com eficiência o reconhecimento eletrônico de documentos por meio de certificados digitais que garantem integridade e autenticidade. Garanta que os documentos assinados permaneçam protegidos e inalterados após a autorização.

Buscas

Uma das principais vantagens de uma solução de gestão de conteúdo empresarial (ECM) é que você pode encontrar os documentos exatos que você precisa, quando você precisar deles.

OnBase tem vários recursos que permitem que você localize os documentos que precisa com rapidez e facilidade, inclusive:

  • Valores de indexação específicos, tais como número de conta ou nome
  • Intervalos de valores de indexação, por exemplo, todas as faturas entre $500 e $1.000
  • Datas específicas ou intervalo de datas
  • Pastas e gabinetes de arquivos eletrônicos
  • Palavras específicas dentro de documentos de texto simples e documentos de imagem digitalizados com OCR.
  • Pesquisa de texto completo, que permite recuperar PDFs, documentos do Microsoft Office, e-mails, formulários eletrônicos OnBase, imagens e documentos de texto com base na sequência de texto pesquisada.

Leitura e treinamento obrigatórios

Toda organização tem documentos que os empregados devem ler e reconhecer – manuais do funcionário, políticas de segurança da informação, procedimentos de segurança no trabalho ou treinamentos sobre assédio.

Embora existam muitas maneiras de distribuir esses documentos para os funcionários, pode ser necessário muito trabalho manual para rastrear e atualizá-los. Como você pode provar que todos os seus funcionários receberam e leram a versão mais atualizada dos documentos exigidos para as suas funções?

Se você estiver envolvido em litígios relacionados a violações de diretrizes corporativas ou protocolos de segurança, você deve provar que seus funcionários foram treinados adequadamente. Pergunte-se onde está a informação que você precisa para provar isso.

Com o OnBase, você pode enviar rapidamente os documentos certos aos funcionários certos. Reduza significativamente os seus custos automatizando a distribuição e administração de documentos de leitura obrigatória. Rastreie e prove com facilidade os reconhecimentos dos funcionários para fins de auditoria de conformidade normativa.

Para saber mais sobre a ampla gama de funcionalidades de ECM do OnBase, clique aqui.

Gartner Magic Quadrant