Preservação e destruição de documentos

Para cumprir requisitos legais, você deve não só garantir que os seus documentos sejam destruídos no momento certo, mas também certificar-se de que os documentos não podem ser excluídos acidentalmente ou por motivos ilícitos.

A partir do momento em que um documento entra no sistema OnBase, ele é completamente controlado através de um sistema de registro de dados não editável. O documento é protegido durante toda a sua existência e é automaticamente destruído no momento certo.

O OnBase permite que o seu Gerente de Registros aplique os seus planos e políticas de retenção aos seus documentos e registros eletrônicos e assegura que os documentos sensíveis não sejam excluídos até que o período de retenção oficial termine.

Retenção de documentos

Muitos dos documentos ativos da sua organização, tais como extratos de contabilidade, contratos comerciais ou arquivos de funcionários, podem já não ser úteis para a empresa. É difícil lembrar exatamente quando cada documento deve ser eliminado, mas pode ser arriscado manter documentos além ou menos do que o tempo necessário.

O OnBase executa a política de retenção estruturada de toda a sua empresa, estabelecendo processos automatizados apropriados para a retenção de documentos necessários e eliminação de documentos vencidos. Eliminando os métodos manuais de retenção, você pode reduzir despesas, economizar espaço de armazenamento e minimizar riscos de violação de conformidade.

Gerenciamento de registros

Reter registros além do tempo apropriado apresenta tantos riscos legais quanto destrui-los cedo demais.

O OnBase simplifica a complicada tarefa do gerenciamento de registros. Programas de retenção flexíveis têm a capacidade de atender requisitos complexos, sejam eles ditados por leis estaduais ou federais ou por políticas internas da empresa. A destruição de documentos vencidos será reconhecida em casos de processos litigiosos, o que reduz os riscos legais e os custos da fase de pesquisa. O OnBase substitui os ineficientes métodos manuais de retenção por processos de retenção automatizado.

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