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Produção e distribuição de documentos

Uma vez que os seus documentos sejam organizados e armazenados em um local central, eles provavelmente terão que ser enviados aos seus clientes. O OnBase torna este processo extremamente fácil com a capacidade de gerar cartas individualizadas e criar extratos com base nos documentos e informações existentes no seu sistema, tornando fácil enviá-los aos seus clientes, mesmo em formato eletrônico.

Veja as opções abaixo para descobrir como o OnBase pode agilizar a produção e distribuição dos seus documentos:

Document Composition

Com o OnBase, você passa menos tempo criando documentos manualmente e pode enviá-los aos seus clientes mais rapidamente.

O módulo Document Composition do OnBase automatiza a criação de documentos e reduz o custo da comunicação escrita. Tanto a velocidade quanto a exatidão são melhoradas já que os documentos são gerados com base em fragmentos de documentos Word e dados existentes no sistema, além de informações fornecidas pelo usuário. Modelos padronizados podem ser aplicados aos seus documentos para assegurar a uniformidade da imagem e da marca corporativa.

Com o OnBase, a criação manual, lenta e cara de documentos é substituída pela composição automática de documentos, que é eficiente e precisa!

Image Document Composition

O preenchimento de formulários de papel continua a ser necessário em vários processos de negócios, mesmo para organizações que já trabalham com documentos eletrônicos. É necessário gastar tempo digitalizando, armazenando e conectando estes forumulários de papel a dados em outros sistemas.

O OnBase padroniza a criação e preenchimento de formulários originados em papel, transformando-os em imagens eletrônicas. Os novos documentos são baseados em imagens TIFF de formulários digitalizados. Consultas ao banco de dados, informações fornecidas pelo usuário e campos do OnBase são configurados como parte do modelo do formulário. Campos que extraem dados para o documento são então configurados e adicionados ao modelo do formulário. Dados de várias fontes são migrados para o modelo do formulário e o documento de imagem final é criado.

O OnBase torna os seus formulários de papel uniformes e convenientes, e assegura que eles estejam em conformidade.

Image Statements

Envie extratos aos seus clientes mais rapidamente para encurtar o seu ciclo de cobrança e melhorar o seu fluxo de caixa. O OnBase conecta documentos relacionados, consolidando-os e gerando um único documento de imagem. O documento consolidado pode então ser enviado por email em formato de PDF ou pelo correio como um documento de papel. O OnBase permite também imprimir códigos de barra POSTNET, que ajuda a classificar correspondências e pode proporcionar descontos de correio.

O uso do módulo Image Statements ajuda a melhorar o atendimento ao cliente, minimizar os casos de contestação de faturas e responder a solicitações mais rapidamente.

Gravação em CD/DVD/Blu-ray

Para formar relacionamentos com os seus clientes, parceiros e fornecedores, a sua empresa precisa intercambiar informações essenciais de negócios. Este intercâmbio com frequência é ineficiente e trabalhoso, e exige tempo para coletar, transportar ou enviar por email grandes volumes de documentos.

O OnBase facilita o intercâmbio de informações proporcionando a capacidade de localizar rapidamente um grupo específico de documentos (que poderia incluir o extrato mensal de um cliente juntamente com todos os documentos de referência, por exemplo) e criar um pacote digital fácil de enviar. Os seus clientes recebem os documentos em um sistema de visualização OnBase independente em um único CD/DVD/Blu-ray.