Como o OnBase pode ajudar a cumprir os seus objetivos de conformidade com o RGPD?

As organizações podem utilizar a plataforma de informação corporativa do OnBase para criar soluções que dão suporte às suas iniciativas de conformidade com o RGPD. Várias funcionalidades nativas, opções de configuração flexíveis e controles de segurança internos oferecem a agilidade necessária para lidar com as mudanças das regras de privacidade de dados. Clique aqui para saber mais.

O OnBase ajuda as organizações a apoiar suas iniciativas de conformidade com o RGPD, inclusive: 

  1. Segurança e proteção de dados:  O RGPD exige que as empresas tomem medidas razoáveis de proteção de dados para informações pessoais e confidenciais.  A plataforma do OnBase é altamente segura por design – desde o desenvolvimento até o suporte pós-lançamento – com uma equipe de segurança de aplicativos dedicada que continuamente aprimora os protocolos de segurança. Juntamente com uma potente criptografia, nossa práticas de segurança garantem que  informações cruciais como documentos e dados pessoais estejam protegidos em todos os estados: enquanto em repouso, em uso ou em trânsito entre servidores.  Recursos internos como políticas de senha rígidas e gerenciamento de direitos granular permitem controlar precisamente quem pode acessar as informações e o que podem fazer com elas.
  2. Direito de apagamento e gestão de registros: As organizações podem usar o OnBase para aplicar os direitos de privacidade individuais por meio do armazenamento seguro, proteção e destruição de informações. Isso possibilita cumprir os mandatos de privacidade do RGPD, tais como o direito do indivíduo de ter seus dados apagados ('direito a ser esquecido’). Usando regras pré-definidas, o OnBase pode automatizar totalmente o processo de gestão de registos, inclusive a criação de documentos, a declaração do registro e a disposição/remoção final. A simplificação da retenção e destruição de documentos que contêm dados pessoais facilita o cumprimento de políticas corporativas e minimiza ou elimina penalidades por acumulação de registros expirados. As organizações podem definir períodos de retenção com base em requisitos regulamentares ou automaticamente acionar a disposição de dados com base em eventos ou pedidos específicos.
  3. Processos de conformidade simplificados: Os processos de conformidade com o RGPD podem ser otimizados com a automação configurável do fluxo de trabalho e as funcionalidades de gestão de casos, . Essas funcionalidades incluem o rastreamento de informações sobre documentos arquivados, lembretes sobre as próximas auditorias, processamento das etapas para obter consentimento e cumprir o "direito a ser esquecido” e notificações às partes adequadas sobre violações de segurança ou perda de dados. As organizações podem desenhar soluções para rastrear o registo de controles, auditorias, resultados, divergências e ações corretivas, com painéis de relatório para obter informações sobre essas áreas e implementar melhoras contínuas. O OnBase também ajuda as organizações a gerenciar as políticas e procedimentos internos que dão apoio ao RGPD. Com a distribuição automática das políticas, confirmação digital pelos destinatários e relatórios de confirmações e inadimplências, as organizações asseguram que os funcionários sejam treinados sobre as regulamentações mais recentes sobre a privacidade de dados.
  4. Gestão de dados e encontrabilidade: O RGPD exige que as organizações gerenciem com segurança e eficiência os dados sensíveis e pessoais dos indivíduos, e a capacidade de produzir dados específicos on demand para atender a pedidos é fundamental. O OnBase permite às organizações etiquetar o conteúdo com os metadados relacionados. As informações podem ser armazenadas juntamente com o próprio documento e utilizadas para vincular dinamicamente todos os conteúdos relacionados, possibilitando localizar rapidamente todas as informações relacionadas a um determinado cliente, caso, incidente ou pedido.
  5. Auditoria e relatórios: Para ajudar as organizações a cumprir o RGPD e a preparar-se para auditorias, o OnBase registra cada vez que um usuário acessa, visualiza, edita ou realiza qualquer ação em um documento ou registo de dados. Os executivos e gerentes autorizados têm acesso para revisar os logs de auditoria e garantir que qualquer pessoa que acesse informações pessoais esteja obedecendo as regras organizacionais ou do setor. As informações de auditorias podem até mesmo ser colocadas à disposição de auditores externos através de um site seguro, ajudando a evitar dispendiosas penalidades, simplificando auditorias e apoiando as medidas de conformidade corporativas e do setor.

Deseja saber mais sobre como o RGPD afetará a sua empresa? Clique aqui para ver perguntas frequentes.