DreamWorks

A DreamWorks Animation é conhecida por expandir os limites da tecnologia para contar uma boa história.

No entanto, até recentemente, o mesmo não poderia ser dito sobre seus escritórios administrativos, de acordo com um novo estudo de caso recém-publicado pela HP, parceira da Hyland Software.

Processos administrativos manuais – especificamente o processo de gestão de contratos na divisão de produtos de consumo da DreamWorks – causavam impacto na produtividades dos funcionários, consumiam recursos e causavam atrasos, o que afetava o setor de produção.

Todos os meses, as equipes de funcionários tentavam analisar e aprovar mais de 200 contratos, por meio de um processo manual complexo. Esse processo impactava o negócio de ponta a ponta em termos de produtividade e recursos consumidos, desde o tempo dos funcionários até o espaço físico do escritório. Era comum ver fichários de quinze centímetros cobrindo as mesas e abarrotando os escritórios. E entender os detalhes do contrato e processar as versões até a aprovação muitas vezes levava três meses ou mais.

Contratando a HP e o OnBase para criar uma solução

Para mudar a situação completamente, a DreamWorks contratou a HP e a Hyland Software para agilizarem o processo de gestão de contratos com uma solução inteligente e estratégica de gestão de conteúdo empresarial (ECM).

O projeto da DreamWorks utilizou a premiada solução de software de ECM da Hyland, o OnBase, junto com um servidor Autonomy Intelligent Data Operating Layer (IDOL), para aperfeiçoar o processo de análise e aprovação de contratos, usando a tecnologia MFP da HP como o mecanismo de captura.

A nova solução da DreamWorks captura documentos eletrônicos e em papel e integra-os aos aplicativos de negócios desde o início até o final do processo. Depois, automatiza os fluxos de trabalho e possibilita o acesso instantâneo aos dados armazenados no repositório seguro e gerenciado de forma centralizada do OnBase. A indexação integral de texto para o Autonomy IDOL possibilita mais controle para os usuários finais; com uma poderosa tecnologia de mecanismo de pesquisa, permite que encontrem as informações de que precisam.

No final, a DreamWorks reduziu um terço do tempo no processo da gestão de contratos e está avaliando novas formas de aproveitar a solução de ECM na empresa, na contabilidade e até em compras e direitos autorais.

"Tenho equipes tendo ataques de nervos na minha porta. Elas não têm autorização para adquirir novos arquivos físicos e estão implorando pelo software", afirma Sarah Kaleel, gerente de projetos de tecnologia da informação da DreamWorks, no estudo de caso da HP.

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