記錄保留和文件保留解決方案

推出 Governance Rules as a Service(管理規則作為一項服務)

利用 Hyland 和 Iron Mountain® 自動化文件保留並改善合規性

「有超過 50% 的組織將合規與管理自動化視為〝非常重要〞,具有〝改變局勢〞的重要性,然而其中 70% 的組織,其重要管理流程的自動化比例依然不到 50% 。」 – AIIM,Iron Mountain 贊助研究  

只要資訊被儲存,就有落入不法之徒手裡的可能性。 因此,內容與資訊保留策略極為重要。

然而,詳盡的文件保留策略可能需要法律諮詢,不僅昂貴而且費時。 為了簡化並革新這項過程,Hyland 已與 Iron Mountain® 攜手,創建 Governance Rules as a Service(管理規則作為一項服務,簡稱 GRaaS) 解決方案。

Iron Mountain® Policy Center 解決方案是一個保留與隱私政策管理的雲端式平台,為您提供簡易的方式讓您知悉您的義務並顯示合規性。 它直接連接 OnBase 後將保留政策套用於 OnBase 中的相關內容,讓您一目了然,不需猜測。 然後,OnBase 可根據這些政策自動處置內容,以便您的組織以有限的人工與管理來保持合規性、減少內容儲存以及限制風險。

利用 Iron Mountain® Policy Center 解決方案,您可以將彙總、更新及簡單易懂的保留規定和引用套用於 OnBase 內所有相關文件。

這意味著您能夠:

  • 支援合規性而且輕鬆了解相關政策。 Iron Mountain® Policy Center 解決方案彙總並定期更新所有的資訊管理政策,用淺白的敍述說明它們為什麼很重要以及您需要如何執行。
  • 提高文件保留的效率。 由於這項端對端解決方案涵蓋了相關政策彙總以及文件保留時間表的管理與執行,因此您可以最少的人工,確定您組織的合規性。
  • 降低文件銷毀的風險。 OnBase 銷毀的資訊是任何人均無法存取的資訊,這意味著資訊不會落入不法之徒手裡。 自動化文件銷毀同時也意味著能取出用於審計的內容減少,資料庫膨脹情況減少,以及被罰款的風險下降。

如要了解 Hyland 和 Iron Mountain® 的文件保留解決方案可以如何禆益您的組織,請與我們聯絡